E-Rechnung in der Zahnarztpraxis: PDF bald ungültig
Eva NeuthingerWie alle Freiberufler müssen sich auch niedergelassene Zahnärztinnen und Zahnärzte auf die neuen elektronischen Rechnungsformate umstellen, weil sie diese ab dem kommenden Jahr empfangen und lesen können müssen. Was Praxen zu beachten haben.
Langsam eilt es: Ab 2025 braucht jede Praxis eine eigene E-Mail-Adresse für den Empfang elektronischer Rechnungen. Ab dann beginnt die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft. Das bedeutet: Lieferanten werden die neuen Formate nutzen wollen und E-Rechnungen versenden. Denn mit ihrer Einführung ist eine automatisierte elektronische Verarbeitung möglich – und das spart Kosten. Zahnärzte müssen also jetzt Vorbereitungen treffen, um E-Rechnungen empfangen zu können.
Hintergrund der Neuregelungen ist, dass der Fiskus bzw. die EU mit den E-Rechnungen gegen den Umsatzsteuerbetrug vorgehen wollen. Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt, sie tritt 2025 in Kraft. Bei Kleinbetragsrechnungen in Höhe von bis zu 250 besteht aber keine Pflicht.
Was ist eine E-Rechnung?
„Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung bis zur Zahlung möglich“, definiert das Bundesfinanzministerium diese neue Rechnungsform. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Eine Bilddatei, eine eingescannte Papierrechnung oder ein PDF entsprechen den neuen Anforderungen nicht mehr.
Welche Formate kommen für die E-Rechnung ab 2025?
Anders sieht dies etwa aus bei XRechnungen oder ZUGFeRD 2.x, das PDF-Dokumente mit XML-Dateien verbindet. Experten rechnen damit, dass diese Formen künftig primär in Deutschland eingesetzt werden. Nur: E-Rechnungen sind je nach Format ohne Anzeigeprogramme, also ohne Zusatzsoftware“, nicht lesbar“, sagt Richard Luthardt, stellvertretender Vorsitzender des Verbandes elektronische Rechnung (VeR) in München. Man braucht gegebenenfalls ein neues Programm, wobei die Softwarehäuser mit ihren Branchenlösungen in der Regel bereits daran arbeiten. Allerdings sind sie unterschiedlich weit. Deshalb lautet die Empfehlung einfach dort nachzufragen. Gegebenenfalls benötigt man ein neues Rechnungssystem. Die Software sollte die neuen Vorgaben erfüllen und auch den Bedürfnissen der Praxis entsprechen. Im Zweifel hilft zum Beispiel der Steuerberater weiter.
Muss man E-Rechnungen empfangen können?
Den Empfang können Zahnärzte nicht verweigern. Oder anders gesagt: Wenn Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung verweigern oder falls sie technisch nicht in der Lage sind, können sie keine sonstige Rechnung verlangen. Der Rechnungsaussteller hat für den Fiskus die umsatzsteuerrechtliche Pflicht erfüllt, soweit er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich bemüht, sie ordnungsgemäß zu übermitteln. Hinweis: Das Bundesfinanzministerium hat bereits einige Fragen rund um die E-Rechnung in einem neuen BMF-Schreiben (Az III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007) beantwortet. Noch allerdings handelt es sich um einen Entwurf, ab dem 4. Quartal kommt die finale Fassung.
Welche Vorbereitungen müssen Praxen für E-Rechnungen treffen?
E-Rechnungen können per E-Mail verschickt werden. Oder aber die Daten werden mittels einer elektronischen Schnittstelle zur Verfügung gestellt. Alternativ können die Aussteller anbieten, dass sich die Daten über ein Kundenportal downloaden lassen. Vorsicht: Die Übergabe der Datei auf einem externen Speichermedium wie einem USB-Stick erfüllt nicht die Voraussetzungen des Finanzamts. Mögliche Übertragungswege sind also: Weberfassung über ein Portal des Rechnungsempfängers, Upload, per Mail als Dateianhang, Webservice.
Wer die E-Rechnung empfängt, muss in der Regel ein E-Mailpostfach haben – es sei denn, man vereinbart mit dem jeweiligen Kunden einen anderen Weg. Praxisinhaber müssen die Lieferanten informieren, wie diese Adresse lautet.
Wie umgehen mit der E-Rechnung?
Wichtig: Die Daten sind sicher zu archivieren. Dies erfordern die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. „Mit der E-Rechnung rückt die elektronische Archivierung noch stärker in den Fokus. Dies ist keine Neuerung der E-Rechnung, sondern gilt für alle elektronischen Archive, die steuerrelevante Daten und Dokumente aufbewahren: Nach § 14b UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer empfangen hat oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre lesbar aufzubewahren“, erklärt Luthardt.
Es kann Sinn machen, die elektronische Rechnung zum Anlass zu nehmen, die Digitalisierung in der Praxis voranzutreiben. Die E-Rechnung ermöglicht eine durchgängige elektronische Verarbeitung mit allen Vorteilen. Die sollte man natürlich nutzen“, so Luthardt.
Welche Fristen sind bei E-Rechnungen zu beachten?
Wichtig: Für den Versand gibt es Übergangsfristen. Also wird nicht jeder Lieferant gleich loslegen. Diese betreffen den Zeitraum von 2025 bis 2027. Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro müssen erst ab 2028 E-Rechnungen versenden. Jene, die darüber liegen, ab 2027. Bis dahin sind sonstige Rechnungen, also jene in Papierform oder als PDF und JPG, prinzipiell noch erlaubt. Der Empfänger allerdings muss sonstigen Rechnungen zustimmen. Wenn er sie annimmt, ist alles gut. Im Zweifel fahren Zahnarztpraxen am besten, wenn sie sowohl die klassischen Rechnungen auf Papier, als auch die PDF-Dateien und die neuen Formate annehmen können.
Müssen Zahnärzte E-Rechnungen selbst versenden?
Da die Pflicht sich nur auf den B2B-Bereich bezieht, bekommen die Patienten keine E-Rechnungen. Da bleibt alles wie bewährt. Allerdings wird der Versand für Zahnarztpraxen bzw. für deren Zahnlabore in jenen Fällen obligatorisch, in denen zum Beispiel für andere Zahnärzte oder Firmen gearbeitet wird. Also wird man spätestens ab 2028 auf den Versand vorbereitet sein müssen. Wer Zahngold an eine Firma verkauft, kann analog in einem elektronischen Format die Gutschrift erhalten.