Checkliste: Einstellung einer Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA)
Marzena SickingNeben den fachlichen Qualifikationen spielen bei der Einstellung einer neuen Zahnmedizinischen Fachangestellten (ZFA) auch zwischenmenschliche Kompetenzen und die Integration in das Praxisteam eine entscheidende Rolle. Diese Checkliste hilft Ihnen, den gesamten Einstellungsprozess von der Anzeigenerstellung bis zur Einarbeitung systematisch und erfolgreich zu gestalten.
Bedarfsanalyse und Anforderungsprofil ZFA
Klären, welchen konkreten Bedarf die neue ZFA erfüllen soll (z. B. Assistenz, Verwaltung, Prophylaxe).
Klären, welchen konkreten Bedarf die neue ZFA erfüllen soll (z. B. Assistenz, Verwaltung, Prophylaxe).
Festlegung der benötigten Qualifikationen und Zusatzkenntnisse (z. B. Röntgenschein, Erfahrung in Abrechnung).
Stellenanzeige erstellen und veröffentlichen
Formulieren einer ansprechenden und informativen Stellenanzeige mit Angaben zu Anforderungen, Aufgaben und Vorteilen der Praxis.
Veröffentlichung der Anzeige auf geeigneten Jobplattformen, der eigenen Praxiswebsite und sozialen Medien.
Nutzung von Fachportalen und Netzwerken, die speziell auf zahnmedizinische Berufe ausgerichtet sind, um die Zielgruppe zu erreichen.
Bewerbungseingang und Vorauswahl
Sichtung der eingegangenen Bewerbungen und Vergleich mit dem Anforderungsprofil.
Vorauswahl geeigneter Kandidaten basierend auf Qualifikation und Berufserfahrung.
Vorbereitung eines Bewerbungsformulars oder Bewertungsbogens zur systematischen Bewertung der Bewerbungen.
Einladung zum Vorstellungsgespräch
Einladung der ausgewählten Bewerber zu einem persönlichen Gespräch.
Überprüfung der wichtigsten Bewerbungsunterlagen, wie Zeugnisse, Qualifikationsnachweise und ggf. Referenzen.
Planung des Vorstellungsgesprächs und Erstellen einer strukturierten Fragenliste, die sowohl fachliche als auch soziale Kompetenzen abdeckt.
Durchführung des Vorstellungsgesprächs
Begrüßung und Vorstellung der Praxisphilosophie und des Teams.
Besprechung der wesentlichen Aufgabenbereiche und Klärung von Erwartungen an die ZFA.
Abfrage der fachlichen Kenntnisse und Praxiserfahrungen der Kandidatin, z. B. im Bereich Röntgen, Hygiene und Praxissoftware.
Fragen zur Teamfähigkeit, Stressresistenz und Motivation für den Beruf als ZFA stellen.
Besprechung der Rahmenbedingungen, wie Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen und Gehaltserwartungen.
Fachliche Probezeit oder Probearbeiten
Vereinbarung eines Probearbeitstages, um die praktische Eignung und Teaminteraktion zu beurteilen.
Aufgaben zur Beurteilung der praktischen Fähigkeiten in Bereichen wie Patientenkommunikation, Assistenz am Behandlungsstuhl und Hygiene.
Feedback von Praxismitarbeitern einholen, die während des Probearbeitens mit der Bewerberin zusammengearbeitet haben.
Arbeitsvertrag erstellen und rechtliche Rahmenbedingungen prüfen
Erstellung eines Arbeitsvertrags mit klar definierten Aufgaben, Arbeitszeiten, Probezeitregelungen und Kündigungsfristen.
Überprüfung der vertraglichen Details, insbesondere im Hinblick auf geltende Tarifverträge und das Mindestlohngesetz.
Klärung der Fortbildungsmöglichkeiten und -verpflichtungen, z. B. Schulungen zu Hygienestandards und Notfallmanagement.
Einarbeitungsplan und Einführung ins Team
Entwicklung eines Einarbeitungsplans, der die wichtigsten Aufgabenbereiche und Ansprechpartner enthält.
Organisation eines „Paten“ aus dem Team, der die neue ZFA während der Einarbeitung unterstützt.
Einführungsveranstaltung zur Vorstellung des Teams, der Praxisabläufe und der Sicherheitsrichtlinien.
Fortbildung und Qualifikation
Planung und Organisation erforderlicher Schulungen, z. B. Hygieneschulung, Notfallmanagement oder Patientenkommunikation.
Unterstützung bei der Vorbereitung auf Zusatzqualifikationen (z. B. Röntgenschein oder Abrechnungskenntnisse).
Bereitstellung von Ressourcen und Zeit für regelmäßige Fortbildungen, die den Praxisstandard aufrechterhalten und die Fachkenntnisse erweitern.
Feedback- und Orientierungsgespräche
Regelmäßige Feedbackgespräche während der Einarbeitungszeit, um Herausforderungen und Fortschritte zu besprechen, sind ein Muss!
Zielorientierte Gespräche zur Festlegung zukünftiger Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams.
Evaluation nach der Probezeit, um die langfristige Integration und Zufriedenheit sicherzustellen.
Bitte beachten Sie: Diese Checkliste dient als Orientierung für den Einstellungsprozess einer Zahnmedizinischen Fachangestellten und ersetzt keine rechtliche oder arbeitsrechtliche Beratung. Praxisinhaber sollten sich über die aktuellen arbeitsrechtlichen Vorgaben informieren und diese entsprechend umsetzen.