Konfliktthema Urlaubsplanung: Was sich Praxispersonal sehnlichst wünscht
André BernertAlle Jahre wieder: Wenn es um die Urlaubsplanung und andere Themen geht, die das ganze Team betreffen, sind Konflikte unter den Mitarbeitern vorprogrammiert. Praxisexerte André Bernert erklärt, wie diese sich vermeiden lassen.
Ich blicke häufig in ratlose Gesichter, wenn ich mit Ärztinnen und Ärzten zu Personalthemen oder gar Personalkonflikten zusammensitze. Die meisten berichten mir, dass sie schon so viel unternommen hätten, aber nichts wirklich etwas bewirkt hat. Ohne jemandem zu nahe treten zu wollen, lag der Grund meistens schnell auf der Hand. Es wurde an der falschen Schraube gedreht. Einen Konflikt beispielsweise mit einer Gehaltserhöhung lösen zu wollen, ist noch nie gelungen, zumindest nicht nachhaltig. Deshalb ist es so wichtig, die richtigen Maßnahmen zu treffen. Das spart Zeit, Geld und schafft eine echte Mitarbeiterbindung.
Urlaubsplanung mit Konfliktpotenzial
Eine typische Herausforderung ist die jährliche Urlaubsplanung. Denn an der Urlaubsplanung hängen viele Dinge. Vor allem die Terminvergabe. „Wir müssen zwei bis dreimal im Jahr teils Hunderte Patienten umplanen“, weil die Chefin sich nicht entscheiden kann, wann sie Urlaub nimmt“, berichtete uns eine Praxismanagerin aus Bayern. „Dieses sorgt nicht nur für stundenlange Arbeit, die eigentlich schonmal gemacht wurde, sondern auch für Frust bei den Patienten.“
Aufwendig ist es vor allem, die abgesagten Termine wieder in den zumeist sehr vollen Terminkalender zu integrieren. Aber nicht nur die Auswirkungen auf die Praxis sind enorm, sondern auch die Folgen auf das Privatleben. Wenn zum Beispiel eine ZFA schulpflichtige Kinder hat, geht der Urlaub fast nur in den Ferien. In der Hauptsaison sind die Preise aber recht hoch, sodass so früh wie möglich gebucht werden sollte. Klappt das nicht, ist die Frustration bei der Mitarbeiterin erheblich. Kompliziert wird es, wenn mehrere ZFA gleichzeitig in den Urlaub möchten, die Chefin oder der Chef aber nicht. Was nun?
Es gibt wichtigeres als Geld beim Thema Urlaubplanung
Ich zeige Ihnen gleich die wichtigsten Aspekte für eine funktionierende Urlaubssystematik. Zuvor werfen wir aber einen Blick auf die Auswertung der Personalbefragungen der letzten 16 Jahre.
Auf dem ersten Blick erscheinen alle 8 Kategorien wichtig. Sind sie auch, dennoch differenzieren ZFA sehr genau. Neben der Chef-Wertschätzung, der Team-Harmonie und den zufriedenen Patienten sind es vor allem die „Klaren Praxisstrukturen“. Wenn wir eine Praxis kennenlernen, in der dieser Bereich positiv bewertet wird, dann sehen die ZFA über andere Defizite auch mal hinweg. Sind jedoch die Strukturen unzureichend, dann schlagen die anderen Bereiche gleich doppelt ins Gewicht und die Stimmung ist im Keller. Zwischenfazit: Es lohnt sich immer, in Strukturen zu investieren.
Struktur schafft Nähe und Nähe Bindung
Zurück zur Urlaubssystematik. Ich habe dieses Thema ausgewählt, weil sich in den letzten Monaten immer mehr ZFAn über ihre Chefs diesbezüglich bei uns beschwert haben. Der Schlüssel ist eine einfache, transparente Struktur. Sie schafft nicht nur Effizienz, sondern fördert auch ein harmonisches Miteinander im Team.
3 Regeln für eine konfliktfreie Urlaubsplanung
1. Regeln festlegen
• Bis wann müssen Praxisinhaber ihren Urlaub oder Betriebsferien verbindlich kommunizieren?
• Bis wann müssen die ZFA ihren Urlaub einreichen?
• Gibt es die Möglichkeit z. B. 20 % des Urlaubs auch zu einem späteren Zeitpunkt zu verplanen?
2. Urlaubskollisionen vermeiden
• Wer darf aufgrund von Qualifikationen nicht gleichzeitig Urlaub nehmen?
• Wie viel Personal muss immer einsatzbereit sein?
• Dürfen MFA auch arbeiten, wenn keine Zahnärzte in der Praxis sind?
3. Transparente Kommunikation
• Können alle ZFA ihre Urlaubswünsche äußern?
• Gibt es ein Rotationssystem für das „Erstzugriffsrecht“, um die Verteilung fair zu gestalten?
• Wird ein digitales Tool genutzt, das für alle gleichermaßen einsehbar ist?
Wir stellen Praxen kostenlos unsere Urlaubsplanungs- und -controllingtabelle zur Verfügung, mit welcher mittlerweile sehr viele unserer Praxen arbeiten. Schreiben Sie uns hierzu gerne eine E-Mail unter Nennung Ihres Namens und Ihrer Praxis an info@m-mp.de.
Neben der digitalen Tabelle ist entscheidend, anhand der o. g. Fragen einmalig ein klares Regelwerk festzulegen. So müssen Sie nicht jedes Jahr alles neu erfinden und die Urlaubsplanung wird tatsächlich zum Selbstläufer.
PS: Bleiben Sie patientenorientiert und lassen Sie sich dabei helfen, wo Ihre Praxis es braucht (Ihre Patienten tun das ja auch).