Betriebswirtschaftliche Auswertung: Ist Ihre Praxis finanziell sicher?

Zahnärztinnen und -ärzte haben ihren Beruf nicht ergriffen, um Spezialisten in Betriebswirtschaft zu werden. Doch wenn sie sich mit einer eigenen Praxis niederlassen, sind betriebswirtschaftliche Kenntnisse notwendig, um erfolgreich zu sein. Trotzdem kümmern sich viele Kolleginnen und Kollegen nur oberflächlich um ihre betriebswirtschaftlichen Zahlen, teilweise kennen Sie sie auch gar nicht. Meist wird das berühmte „Controlling by Konto“ betrieben, anstatt die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des Steuerberaters zu nutzen. Warum ist das so?

Zahnärzte sind Behandler und keine Betriebswirte

Sie sehen sich häufig nicht als Unternehmer und das ist angesichts der Vergütungsregularien auch mehr als verständlich. Das könnte der Grund für den Zahlenblindflug sein, den einige Kollegen wagen. Sie haben schließlich einen anderen Schwerpunkt, nämlich die Medizin, und die Betriebswirtschaft wird hierin nicht gelehrt. Allerdings habe ich in den letzten Jahren einige Praxen gesehen, die akut gefährdet waren oder noch sind. Ob operativ tätige Orthopäden oder ein Zahnarzt mit angestelltem Kollegen – treffen kann es jeden. Nicht jede Praxis ist finanziell sicher, ist es Ihre?

Ich will Ihnen in diesem Artikel ein paar Tipps und Hinweise geben, die Ihnen dabei helfen, Ihre Praxis finanziell sicher aufzustellen. So, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen. Hierzu gibt es verschieden Instrumente, wie etwa die Betriebswirtschaftliche Auswertung, die Sie von Ihrem Steuerberater, hoffentlich monatlich, bekommen.

Die 5 wichtigsten Dinge, die Ihnen Ihre BWA verrät:

• Aktueller Gewinn (sagt Ihnen auch Ihr Online-Banking) und entsprechend die vermutliche Steuer
• Liquidität (bei richtiger Buchung)
• Differenzierte Zahlungseingänge (Kasse, Privat, Selbstzahler, OPs, Gutachten etc.)
• Differenzierte Kosten und Ausgaben
• Offene Rechnungen (bei debitorischer und kreditorischer Buchhaltung)

Der monatliche Blick in die BWA lohnt sich. Zumindest dann, wenn Ihr Steuerberater monatlich bucht. Ansonsten könnte es passieren, dass Sie einen Monat sehen, bei dem neben dem Buchhaltungskonto „Kassenabrechnung“ 0,00 Euro steht. Prüfen Sie das mal. Ist das nämlich der Fall, können Sie sich den Blick in die BWA künftig sparen, eigentlich. Allerdings empfehle ich Ihnen eher, monatliche Buchungen einzufordern oder die Kanzlei zu wechseln. Prüfen Sie bitte auch, ob Ihre Einnahmen getrennt gebucht werden. Das erkennen Sie daran, dass mehrere Konten, wie z. B. IGeL, Gutachten, OPs etc. vorhanden sind und auch plausible Eurobeträge danebenstehen.

Unterschätzt wird die Liquiditätsübersicht. Als ich oben von den Praxen in Schwierigkeiten sprach, meinte ich vorwiegend solche, die einen Liquiditätsengpass haben, also zum Beispiel keine Gehälter mehr bezahlen können. Das kommt übrigens häufiger vor, als Sie denken. In einer guten BWA erkennen Sie, wie liquide Sie sind. Andere Dinge wiederum kann Ihnen Ihre BWA nicht verraten. Schade eigentlich, sind diese doch viel wichtiger.

Die 5 wichtigsten Dinge, die Ihnen Ihre BWA nicht verrät:

• Was tatsächlich täglich in der Praxis geleistet wird.
• Ihre BWA verrät Ihnen nicht, ob Sie wirtschaftlich, genauer gesagt effizient arbeiten. Ein einfaches Beispiel: Die Effizienz differiert erheblich, wenn Sie Ihren Umsatz innerhalb von 39 oder 57 Arbeitsstunden pro Woche verdienen. Damit ist Ihre Praxis kaum vergleichbar mit fachgleichen anderen Praxen.
• Sie erfahren nicht, an welchen Stellen Sie nicht wirtschaftlich arbeiten. Liegt es an der Terminvergabe, brauchen Sie pro Patienten zu lange, sind Ihre Mitarbeiterinnen zu langsam, ist die Kommunikation zu aufwendig, haben Sie zu wenig Räume oder zu hohe Wechselzeiten?
• Sie wissen nicht, was Sie mit den Zahlen in der BWA anfangen sollen, weil diese für sich allein keine Aussagen über die Wirtschaftlichkeit zulassen. Beispiel: Im Mai 2020 haben Sie einen Gesamtumsatz in Höhe von 95.000 Euro erwirtschaftet. 2019 waren es 72.000 Euro und 2018 sogar 112.000 Euro. War der Mai 2018 wirklich am erfolgreichsten? Oder hat die KV vielleicht etwas später bezahlt? Oder wurden die Abschläge verändert, sodass die Restzahlung geringer ausfällt? Oder haben Sie im Mai 2019 Urlaub gemacht?
• Sie erfahren aus der BWA nicht, ob Sie zum Ende des Budgets noch Quartal übrighaben oder ob Sie die Terminvergabe so effizient gestaltet haben, dass es eine Punktlandung geben wird.

Vielleicht haben Sie es bereits erkannt. Eine richtig gute BWA, zeigt Ihnen finanzwirtschaftlich, was in Ihrer Praxis passiert, betriebswirtschaftlich aber nicht. Zur Betriebswirtschaft gehören alle Aufgaben, die erfüllt werden müssen, damit Ihre Praxis läuft. Das Thema Zeit spielt die entscheidende Rolle. Es macht eben einen Unterschied, ob Sie Ihren Umsatz mit 39 oder 57 Wochenarbeitsstunden verdienen oder mit wie viel Mitarbeiterstunden erarbeiten.

Und aufgepasst: 78 % der Ärztinnen und Ärzte, die mich seit 2017 angesprochen und beauftragt haben, hatten ein Zeitproblem. Lange Verwaltungsabende oder Sonntage, an denen abgerechnet wurde, waren der Standard. Das haben wir zum Glück schnell ändern können und dabei die Wirtschaftlichkeit verbessert. Denn erfolgreich sind nicht die Praxisinhaber, die am meisten Umsatz machen, sondern die, die finanziell gut dastehen und ausreichend Zeit für Patienten, Verwaltung, Praxisführung und das Privat- und Familienleben haben.

Folgende 3 Dinge sollten Sie jetzt tun:

1. Werfen Sie einen Blick in Ihre aktuelle BWA und prüfen Sie, ob monatlich gebucht wird und die Einnahmen differenziert dargestellt werden.
2. Überlegen Sie, ob Sie sich mit Ihrer Praxis finanziell sicher fühlen und ob Sie aus Ihrer Sicht erfolgreich sind. Dazu gehört auch ausreichend Zeit für Praxisangelegenheiten (Patienten, Verwaltung und Führung) sowie das Privatleben (Familie, Hobbys und Urlaub).
3. a) Fordern Sie den kostenlosen BWA-Check an
   b) Fordern Sie speziell für Ihre Fachgruppe die wichtigsten Benchmarks für eine erfolgreiche Praxis an. Beide Services sind für DENTAL&WIRTSCHAFT-Leser kostenlos. Mail an: info@m-mp.de oder 0431 982 60 70.