6 Fehler in der Materialwirtschaft von Zahnarztpraxen
Serviceredaktion D&WAERA erklärt, welche Faktoren unnötig Zeit und Geld kosten und wie die Lösung aussehen kann.
In einer Zahnarztpraxis stehen die Qualität der Patientenversorgung und eine hohe Effizienz an oberster Stelle. Doch viele Praxen unterschätzen die Bedeutung einer gut organisierten Materialwirtschaft. Fehler in diesem Bereich können nicht nur die Kosten in die Höhe treiben, sondern auch wertvolle Zeit rauben und die Praxisabläufe stören. In Zeiten von steigendem Kostendruck und Fachkräftemangel sind vermeidbare Ineffizienzen in der Materialwirtschaft besonders kritisch, da sie die knappen Ressourcen zusätzlich belasten und die Leistungsfähigkeit der Praxis beeinträchtigen. Hier sind fünf häufige Fehler, die Zahnarztpraxen vermeiden sollten, um unnötige Ausgaben und Zeitverluste zu minimieren.
1. Unzureichende Bestandskontrolle
Ein häufiger Fehler in der Materialwirtschaft von Zahnarztpraxen ist die unzureichende Bestandskontrolle. Oft fehlt es an einem klaren Überblick über den aktuellen Bestand an Verbrauchsmaterialien und Medikamenten. Dies führt entweder zu Überbeständen oder, im schlimmsten Fall, zu Engpässen. Ein zu hoher Lagerbestand bindet unnötig Kapital und kann dazu führen, dass Materialien verfallen, bevor sie genutzt werden können. Andererseits kann ein Mangel an wichtigen Materialien Behandlungsabläufe unterbrechen, was nicht nur Zeit, sondern auch Geld kostet.
Lösung: Die Implementierung eines digitalen Bestandsmanagementsystems kann helfen, den Materialverbrauch zu überwachen und rechtzeitig Nachbestellungen auszulösen. Automatisierte Bestandslisten und Alarmsysteme sorgen dafür, dass immer genau die benötigte Menge vorhanden ist. Diese Lösungen gibt es heute als cloudbasierte Online-Lösungen, bezahlt als Abomodell oder kostenlos wie das AERA-Online Lager bei Deutschlands größter Preisvergleichs- und Bestellplattform für Dentalprodukte.
2. Fehlende Bedarfsplanung
Viele Zahnarztpraxen versäumen es vor der Materialbestellung, eine präzise Bedarfsplanung durchzuführen. Dies führt dazu, dass Materialien oft auf Basis von Schätzungen oder unsystematisch eingekauft werden. Ohne eine genaue Planung besteht die Gefahr, dass unnötige, zu viele oder zu wenige Materialien bestellt werden. Das wiederrum kann Lagerkosten erhöhen, zu unnötigen Ausgaben führen oder sogar zum Ausfall von Patientenbehandlungen führen.
Lösung: Eine sorgfältige Bedarfsanalyse sollte regelmäßig durchgeführt werden, um den tatsächlichen Verbrauch zu ermitteln. Daraus ergeben sich passende Bestellmengen, die den Materialnachkauf erleichtern. Bei der Bedarfsanalyse sollten auch saisonale Schwankungen und spezielle Behandlungsschwerpunkte und festgelegte Patiententermine berücksichtigt werden.
3. Unzureichende Bewertung und Auswahl von Lieferanten
Ein weiterer häufiger Fehler ist die unzureichende Bewertung und Auswahl von Lieferanten. Viele Praxen halten an bewährten Lieferanten fest, ohne regelmäßig deren Preise und Lieferbedingungen zu überprüfen. Dies kann dazu führen, dass man nicht nur höhere Preise zahlt, sondern auch längere Lieferzeiten in Kauf nehmen muss. Zudem werden neue und möglicherweise günstigere oder qualitativ bessere Alternativen übersehen.
Lösung: Es ist ratsam, regelmäßig die Konditionen der Lieferanten zu prüfen und gegebenenfalls Angebote von Alternativanbietern einzuholen. Auch die Zuverlässigkeit und die Qualität der gelieferten Produkte sollten kontinuierlich bewertet werden, um sicherzustellen, dass die Praxis stets von den besten Konditionen profitiert. Da es auf dem Dentalmarkt nur so wimmelt von Lieferanten und Angeboten, bieten Preisvergleichs- und Bestellplattformen für Dentalprodukte passende Lösungen. Sie vergleichen automatisch sämtliche Angebote und Preise und ermitteln die günstigsten Bestellvarianten – wie im Fall von AERA-Online sogar tagesaktuell und auf Basis der kleinsten Mengeneinheit.
4. Mangelhafte Kommunikation im Team
Die Materialwirtschaft in einer Zahnarztpraxis ist oft eine teamübergreifende Aufgabe. Wenn es an Kommunikation mangelt, kann es leicht zu Missverständnissen kommen, etwa wenn mehrere Personen Bestellungen aufgeben oder wenn niemand für bestimmte Aufgaben verantwortlich ist. Dies führt zu doppelten Bestellungen, vergessenen Nachbestellungen oder dem Einsatz falscher Materialien.
Lösung: Eine klare Aufgabenverteilung und gegebenenfalls regelmäßige Teambesprechungen sind wichtig, um die Materialwirtschaft in der Zahnarztpraxis reibungslos zu gestalten. Ein zentrales Bestellsystem, auf das alle relevanten Mitarbeiter zugreifen können, verhindert Missverständnisse und stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
5. Ignorieren der Lagerbedingungen
Die Lagerung von Materialien in Zahnarztpraxen wird oft vernachlässigt. Materialien wie Zahnfüllungen, Desinfektionsmittel oder Medizinprodukte haben spezifische Lagerbedingungen, die beachtet werden müssen, um ihre Qualität und Haltbarkeit zu gewährleisten. Werden diese Bedingungen ignoriert, kann dies zu vorzeitigem Verderb oder zur Beeinträchtigung der Wirksamkeit führen, was wiederum Kosten verursacht und die Patientenversorgung beeinträchtigen kann.
Lösung: Die Lagerung von Materialien sollte gemäß den Herstellerangaben erfolgen. Dazu gehört die Einhaltung der empfohlenen Temperatur, Luftfeuchtigkeit und Lichtverhältnisse. Regelmäßige Kontrollen des Lagerraums und die Schulung des Personals in Bezug auf die richtige Lagerung sind ebenfalls wichtig.
6. Fehlerhafte oder unvollständige Wareneingangskontrolle
Ein weiterer häufiger Fehler ist die unzureichende Kontrolle der eingehenden Waren. Wenn Materialien und Lieferungen nicht sofort auf Vollständigkeit, Unversehrtheit und Übereinstimmung mit der Bestellung überprüft werden, können Fehler leicht übersehen werden. Dies führt oft dazu, dass fehlerhafte oder unvollständige Lieferungen erst bemerkt werden, wenn die Materialien dringend benötigt werden, was zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten führt.
Lösung: Ein strukturierter Wareneingangsprozess sollte etabliert werden. Jede Lieferung sollte sofort bei Ankunft kontrolliert werden, indem die gelieferten Artikel mit der Bestellung abgeglichen werden. Beschädigte oder fehlende Artikel sollten sofort reklamiert werden. Ein kostenloses Wareneingangs-Tool bietet AERA-Online. Hier können die Bestellungen direkt mit der erhaltenen Lieferung abgeglichen als vollständig oder teilgeliefert dokumentiert und Lieferanten direkt kontaktiert werden. Dies verhindert, dass fehlerhafte Lieferungen übersehen und später Probleme verursachen.
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