So geht Telefonie in der Zahnarztpraxis von heute

Serviceredaktion D&W

16.09.2024

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In Zahnarztpraxen steht das Telefon nur selten still, denn das Gerät bildet das Herzstück der Patientenkommunikation. Mit einer modernen Telefonanlage lässt sich das hohe Gesprächsaufkommen dank umfangreichen Funktionen einfach bewältigen und für mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitenden und Patienten sorgen. Die Anlagen sollten sich nahtlos mit Patientenmanagementsystemen verbinden lassen und im Zeitalter audiovisueller Telemedizin weitere Kommunikationskanäle anbieten können. Der Karlsruher UCC-Hersteller STARFACE vereint diese Features in seinen maßgeschneiderten Telefonie-Lösungen, die deutschlandweit bereits in 2.500 Arztpraxen jeder Größe im Einsatz sind.

Die Telefonanlagen von STARFACE unterstützen standardmäßig ein breites Feature-Set, das passgenau auf die Anforderungen von Zahnärzten, Praxispersonal und Patienten zugeschnitten ist – und lassen sich als offene Plattformen sehr einfach an individuelle Bedürfnisse anpassen. So kann der Alltag nachhaltig erleichtert und wertvolle zeitliche Freiräume für das Praxisteam geschaffen werden.

Jederzeit telefonisch erreichbar

In Zahnarztpraxen herrscht täglich ein hohes Gesprächsaufkommen und die Patienten treten telefonisch mit den unterschiedlichsten Anliegen an das Praxisteam heran – das sorgt für belegte Leitungen und gestresste Mitarbeiter. Die einfachen und bedienfreundlichen Hotline-Funktionen von STARFACE unterstützen eine mehrstufige Anrufverteilung, bei der Anrufer zunächst automatisiert nach ihrem Anliegen gefragt und dann an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden. Mit individuellen Ansagetexten und smarten Anrufbeantwortern (z. B. für Terminvergaben) fühlen sich Patienten nicht nur gut aufgehoben – sogar außerhalb der Sprechzeiten –, sondern können sich in vielen Fällen längere Wartezeiten am Hörer sparen. Gerade lästige Lastspitzen in der Telefonie können so zuverlässig entzerrt und bei Bedarf sogar an externe Nebenstellen (sprich: Mitarbeiter im Homeoffice) ausgelagert werden.

Die meisten Einstellungen, von den Weiterleitungs-Szenarien bis hin zu den Hotlines, können dabei vom Praxisteam selbst über die Benutzeroberfläche der STARFACE Plattform konfiguriert werden – ganz einfach, ganz ohne Administrator.

Patientenverwaltung leicht gemacht

STARFACE unterstützt via TAPI-Schnittstelle die Anbindung vieler gängiger Verwaltungssysteme wie tomedo, charly, WinDent und mehr. Auf diese Weise kann dem Praxisteam bei eingehenden Anrufen automatisch die Akte des jeweiligen Patienten eingeblendet werden – inklusive der Option, Notizen zu hinterlegen und die Telefonate zur Abrechnung vorzumerken.

Das automatische Öffnen der Patientenakte ermöglicht zudem eine persönliche Begrüßung und Bearbeitung gängiger Anfragen. Gleiches gilt für die praktische Click-to-Dial-Funktion aus der digitalen Akte heraus, mit der das mühsame Eintippen von Patientennummern der Vergangenheit angehört. Aufsummiert resultiert dies bei einigen Dutzend Anrufen pro Tag in einer signifikanten Zeitersparnis.

STARFACE ist mehr als Telefonie

Als zeitgemäße Kommunikationsplattform führt STARFACE sämtliche Kommunikationskanäle in der Praxis – neben der Telefonie auch Chat samt Filesharing, Videokonferenzen und Fax – in einer übersichtlichen PC-Anwendung zusammen. Das macht es dem Praxispersonal leicht, alle Kontakte im Blick zu behalten und gleich effizient zu beantworten. Sogar Durchsagen im Wartezimmer lassen sich über STARFACE tätigen. Klassische Intercom-Systeme für den Patientenaufruf werden dadurch überflüssig, und viele Laufwege lassen sich vermeiden.

Mit Blick auf den steigenden Bedarf an telemedizinischer Versorgung stehen Zahnärzten zudem gleich mehrere neue Optionen offen: STARFACE verfügt nicht nur über eine praktische Microsoft-Teams-Integration, sondern auch über das eigene Videotool STARFACE Neon, das vollkommen datenschutzkonform in Deutschland gehostet wird. So bleibt die vertrauensvolle Atmosphäre des Behandlungszimmers für Ärzte und Patienten erhalten.

Freie Wahl bei Endgerät und Arbeitsort

Wichtig in der hybriden Arbeitswelt von heute: Mit den STARFACE Anlagen lassen sich auch Anschlüsse in Homeoffices sowie Mobiltelefone wie vollwertige Nebenstellen der Telefonanlage nutzen. Dies eröffnet im Praxisalltag ganz neue Optionen, zum Beispiel mit Blick auf die bessere Erreichbarkeit der Zahnärzte abseits der Praxis, oder auf die Auslagerung bestimmter Aufgabenbereiche an Mitarbeiter im Homeoffice.

Für die Praxisausstattung unterstützt STARFACE zahlreiche Endgeräte verschiedener Hersteller. Dadurch lassen sich die Arbeitsplätze individuell mit eleganten Tischtelefonen, schnurlosen Telefonen oder Headsets (Softphone) ausstatten. Selbst analoge Technik kann ohne teure Adapter an die digitalen STARFACE Anlagen angebunden werden – von vorhandenen Fax-Lösungen bis hin zu analogen Türsprechstellen. So bleiben vormals getätigte Investitionen optimal geschützt.

Stichwort Fax: Wer die alte Hardware nicht mehr benötigt oder Platz schaffen will, dem stehen mit STARFACE übrigens „ab Werk“ 10 virtuelle Faxe für ein- und ausgehende Faxe zur Verfügung. So können Praxen in ihrer Entscheidung heute flexibel sein und es morgen auch bleiben.

Eine Telefonanlage nach individuellen Bedürfnissen

Flexibilität ist auch bei der Bereitstellung der Telefonanlage gegeben. Die Anlagen von STARFACE sind wahlweise als Hardware-Lösung oder Cloud-Dienst verfügbar. Zahnärzte können so frei entscheiden, ob sie lieber in ein eigenes, vor Ort betriebenes System investieren oder die Telefonie über einen monatlichen Abonnement-Service abwickeln wollen – und diese Entscheidung jederzeit revidieren, falls sich ihre Anforderungen ändern.

Wer weitere Telefonarbeitsplätze benötigt, kann diese ebenfalls mit wenigen Klicks in der Weboberfläche einrichten, selbst dann, wenn sich diese auf mehrere Standorte verteilen. Die Anlage wächst also organisch nach den jeweiligen Anforderungen mit.

Und was ist mit den oft langjährigen Praxis-Rufnummern, die bei vielen Patienten im Adressbuch stehen oder im Mobiltelefon eingespeichert sind? Die können mit STARFACE ganz einfach übernommen und weiter genutzt werden. Wer sich dafür entscheidet, dass es im Zuge der neuen Telefonanlage auch Zeit für eine neue Rufnummer ist, kann über den STARFACE eigenen Provider STARFACE Connect neue Rufnummern auswählen.

Die STARFACE Telefonanlagen für Ärzte und Praxisgemeinschaften sind jederzeit über den qualifizierten TK-Fachhandel verfügbar. Mehr über die Lösungen erfahren interessierte Leser hier.