So werden Mitarbeitergespräche zum Erfolg

Zugegeben. Gerade bei größeren Teams sind turnusmäßige Mitarbeitergespräche eine zusätzliche Belastung im eng getakteten Praxisalltag. Das zeitliche Investment lohnt sich allerdings. Denn dass solche Unterredungen zwischen Chef und Belegschaft ein gutes Mittel sind, um Wertschätzung zu vermitteln, individuelle Ziele zu vereinbaren und – wenn nötig – auch Kritik zu üben, ist unter Personalprofis inzwischen unumstritten.

Damit ein Mitarbeitergespräch zum Erfolg führt, sollten Zahnärzte jedoch nichts dem Zufall überlassen und jede einzelne Unterredung akribisch vorbereiten. Dazu gehört es auch, die Unterredung sauber zu strukturieren. In der Praxis bewährt hat sich ein dreistufiger Aufbau.

 Teil eins: der Jahresrückblick

Eine gute Möglichkeit, die Stimmung aufzulockern und ins Gespräch einzusteigen, ist ein gemeinsamer Blick zurück.

Was ist in den letzten zwölf Monaten passiert, was war gut, was war schlecht?  Wichtig ist auch eine genaue Betrachtung der Zielvereinbarungen aus dem letzten Jahr sowie eine Analyse. Welche Ziele hat der Mitarbeiter erreicht, wo ist Luft nach oben?

Teil zwei: der Blick nach vorne

Nach dem Ende dieser Analyse ist es Zeit für den Blick nach vorne. Wo sieht sich der Gesprächspartner im nächsten Jahr? Welche Aufgaben würde er oder sie gerne übernehmen? Welche Verantwortlichkeiten möchte er womöglich abgeben?

Auf Basis dieser Wunschliste können Zahnarzt und Mitarbeiter die persönlichen und berufliche Zielen des Betreffenden festlegen. Wichtig: Soll ein Mitarbeiter seinen Aufgabenbereich erweitern, ist das Mitarbeitergespräch auch der richtige Ort, um etwaige Fortbildungsmaßnahmen zu besprechen und die Details festzulegen.

Sind sich Chef und Arbeitnehmer einig, geht es daran, die gefundenen Ziele verbindlich zu dokumentieren. Diese Aufgabe ist ausgesprochen anspruchsvoll. Denn nur, wenn für alle Beteiligten klar ersichtlich ist, was der Praxisinhaber erwartet und wann diese Erwartungen erfüllt sind, lässt sich im nächsten Jahresgespräch ein Erfolg oder Misserfolg feststellen.

Statt schwammige Formulierungen zu verwenden wie: Frau Müller wird ihr Engagement im Bereich des Praxismanagements ausbauen“, sollten Zahnärzte die Ziele nach der sogenannten „SMART“-Regel festlegen.

S: Spezifisch

M: Messbar.

A: Akzeptiert

R: Realistisch

T: Terminiert.

Beispiel: „Frau Müller wird bis März 2023 an mindestens zwei Tagen pro Woche das Terminmanagement der Praxis übernehmen.“

Teil 3: Zusammenfassung und Abschluss

Das Ende des Gesprächs sollte aus einer Zusammenfassung der gemeinsam gefundenen Ergebnisse bestehen. Diese sollten, ebenso wie die wichtigsten Erkenntnisse des Termins schriftlich niedergelegt und von beiden Parteien unterzeichnet werden. Dieses Protokoll schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern bietet auch die optimale Grundlage für das Mitarbeitergespräch im nächsten Jahr.