Bloß nicht mauern: Der richtige Umgang mit dem Betriebsprüfer

Wer als Zahnarzt oder Zahnärztin eine eigene Praxis betreibt, muss früher oder später damit rechnen, dass das Finanzamt die dort erzielten Einkünfte genauer unter die Lupe nimmt. In den vergangenen Jahren hat die Zahl solcher Betriebsprüfungen bei Freiberuflern deutlich zugenommen – vielfach auch ohne konkreten Anlass. Vielmehr werden die Praxen oft nach dem Zufallsprinzip ausgewählt.

Zahnärzte, die sich auf einen solchen Vorgang gut vorbereiten, können das Verfahren allerdings beschleunigen und unnötigen Ärger vermeiden.  

Crashkurs Betriebsprüfung

• Betriebsprüfungen bei Zahnärzten erfolgen auf Basis der Paragrafen 193 ff. der Abgabenordnung (AO). Dabei interessieren sich die Prüfer in der Regel nicht nur für die Einkünfte aus der freiberuflichen zahnärztlichen Arbeit, sondern nehmen auch Umsätze unter die Lupe, die der Umsatzsteuer unterliegen. Dazu gehören zum Beispiel Umsätze, die der Praxisinhaber erzielt, wenn er Zahnprothesen und kieferorthopädische Apparate im Eigenlabor der Praxis herstellen lässt. Gleiches gilt für Brücken, Kronen, Provisorien, Inlays, Onlays und Veneers.
• Ob und wie oft der Betriebsprüfer sich meldet, hängt in hohem Maß von der Größe der Praxis ab. Während Kleinbetriebe eher selten geprüft werden, müssen größere Praxen damit rechnen, etwa alle zehn Jahre Ziel einer Außenprüfung zu werden.
• Steht in einer Zahnarztpraxis eine Außenprüfung an, wird der Praxisinhaber darüber mit einer formalen Prüfungsanordnung informiert. Aus diesem Schreiben ergibt sich, welche Steuer­arten und welche Veranlagungszeiträume das Finanzamt interessieren. Normalerweise prüfen die Beamten drei aufeinanderfolgende Jahre. Ebenfalls in der Prüfanordnung enthalten ist das Datum, an dem das Verfahren beginnt und wer der Prüfer ist. In der Praxis meldet sich dieser zudem vorab telefonisch an und spricht den Termin und den Ort der Durchführung ab.
• Wichtig: Bei einer Berufsausübungsgemeinschaft BAG wird die Prüfungsanordnung der Gesellschaft bekannt gegeben.

Wie Zahnärzte den Betriebsprüfer unterstützen müssen

Im Vorfeld der Prüfung muss der Steuerberater des Zahnarztes dem Betriebsprüfer den digitalen Datenzugriff auf die Buchhaltung einräumen. Aber auch der Praxischef selbst ist zur Mitwirkung verpflichtet.

Um einen reibungslosen Ablauf der Prüfung sicherzustellen, sollte er – zusammen mit seinem Steuerberater – alle relevanten Unterlagen wie Rechnungen und Kontoauszüge zusammenstellen. Einfacher ist es, wenn der Prüfer die Rechnungsdaten aus der Praxisverwaltungssoftware anfordert. Um Rückfragen – etwa zu Stornorechnungen – beantworten zu können, sollte der Praxisinhaber daher stets den Grund für die Stornierung vermerken.

Bei aller Offenheit gegenüber dem Betriebsprüfer muss der Zahnarzt aber auch die Rechte der Patienten wahren. Entsprechend sind deren Daten und Diagnosen auf Rechnungen zu schwärzen. Die Praxissoftware bietet diese Möglichkeiten in der Regel an.

Kontoauszüge für Privatkonten muss ein Zahnarzt nur vorlegen, wenn er darüber auch betriebliche Ausgaben getätigt hat. Um Irritationen zu vermeiden, ist eine akribische Trennung von praxisbezogenen und privaten Ausgaben daher elementar. Idealerweise sollte der Zahnarzt daher zwei Girokonten führen.  

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