Checkliste: Effizientes Bestandsmanagement und Einkauf für Zahnarztpraxen
Marzena SickingEin effizientes Bestandsmanagement ist entscheidend für den reibungslosen Praxisalltag und die Kostenkontrolle in Zahnarztpraxen. Vom Materialbedarf für tägliche Behandlungen bis zur Lagerung und rechtzeitigen Nachbestellung essenzieller Produkte: Ein strukturierter und vorausschauender Einkauf spart nicht nur Zeit und Geld, sondern trägt auch zur Patientensicherheit und zur Zufriedenheit des Teams bei. Diese Checkliste bietet Praxisinhabern einen Leitfaden zur Optimierung ihres Material- und Bestandsmanagements.
Materialbedarfsanalyse und Planung
Regelmäßige Bestandsaufnahme der benötigten Materialien, inkl. Verbrauchsprodukte wie Handschuhe, Desinfektionsmittel, und spezielle zahnmedizinische Verbrauchsgüter.
Identifikation saisonaler Schwankungen im Bedarf und Anpassung der Bestellmengen, z.B. erhöhter Verbrauch in Erkältungs- und Grippezeiten.
Erstellen eines Materialbedarfsplans basierend auf der Patientenzahl und den Behandlungsarten, die regelmäßig durchgeführt werden.
Lieferantenmanagement und Vertragsbedingungen
Auswahl zuverlässiger Lieferanten, die eine hohe Lieferfähigkeit und schnelle Nachbestellungen garantieren.
Regelmäßige Überprüfung und Verhandlung der Vertragskonditionen mit Lieferanten, um Kosten zu senken und mögliche Mengenrabatte zu nutzen.
Dokumentation der Lieferantenkontakte und Konditionen für eine bessere Nachvollziehbarkeit und Konsistenz im Einkauf.
Bestellprozess und -rhythmen
Etablierung klarer Bestellrhythmen, z.B. monatlich oder quartalsweise, abhängig vom Verbrauch und der Lagerkapazität.
Einführung eines Mindestbestands für essenzielle Materialien, um Engpässe zu vermeiden.
Nutzung eines Bestellsystems oder einer Einkaufssoftware, um den Materialfluss und Bestellvorgänge effizient zu organisieren und zu dokumentieren.
Lagerung und Vorratshaltung
Organisation des Lagers nach Verbrauchsrate, um häufig benötigte Materialien griffbereit zu haben.
Einhaltung der Herstellerempfehlungen für die Lagerung, z.B. Temperatur und Lichtschutz, um die Qualität der Materialien zu bewahren.
FIFO-Prinzip (First In, First Out) anwenden, um ältere Materialien zuerst zu verbrauchen und somit das Risiko von abgelaufenen Produkten zu minimieren.
Kostenkontrolle und Budgetplanung
Monatliche oder quartalsweise Analyse der Einkaufskosten, um die Budgetvorgaben einzuhalten.
Berücksichtigung von Rabattaktionen oder Staffelpreisen bei der Bestellung größerer Mengen.
Regelmäßige Prüfung des Preis-Leistungs-Verhältnisses der gekauften Produkte und Anpassung des Budgets bei Preisänderungen.
Nachhaltigkeit und Abfallmanagement
Auswahl von nachhaltigen Materialien, die umweltfreundlich und recycelbar sind, sofern möglich.
Beachtung umweltfreundlicher Verpackungen bei der Lieferantenauswahl.
Entsorgung und Recycling von Materialabfällen gemäß der gesetzlichen Vorgaben und nach den Möglichkeiten der Praxis.
Sicherheits- und Hygienestandards
Sicherstellung, dass alle Materialien den geltenden Sicherheits- und Hygienestandards entsprechen und keine Gefahr für Patienten oder Mitarbeitende darstellen.
Verwendung von Materialzertifikaten und Qualitätsnachweisen, insbesondere bei Desinfektionsmitteln und zahnmedizinischen Materialien.
Prüfung der Sicherheitsdatenblätter für potenziell gefährliche Materialien und deren ordnungsgemäße Lagerung.
Inventur und Dokumentation
Regelmäßige Inventur zur Bestandsüberprüfung, mindestens einmal jährlich, um Abweichungen oder Fehlbestände frühzeitig zu erkennen.
Detaillierte Dokumentation aller Lagerbestände und Verbrauchszahlen zur Optimierung zukünftiger Bestellvorgänge.
Nutzung eines digitalen Bestandsverwaltungssystems zur einfachen Nachverfolgung und Analyse der Materialverbräuche.
Deutscher Zahnärzteverband, Deutsche Apotheker- und Ärztebank (apoBank), Bundeszahnärztekammer (BZÄK)