Controlling – die Prävention für die Zahnarztpraxis

Prävention – ein Begriff, der in aller Munde ist und meistens mit der Gesundheit des Menschen verbunden wird. Unterschieden werden hierbei drei Stufen.

• Die Primärprävention: sie dient zur Erhaltung der Gesundheit im Allgemeinen.
• Die Sekundärprävention: zu ihr gehören Maßnahmen, die in einem frühen Krankheitsstadium eingesetzt werden, um die Krankheit zu vermeiden oder ihren Verlauf zu mildern.
• Die Tertiärprävention: nach Auftreten einer Krankheit soll sie dazu dienen, Folge- und Begleiterkrankungen sowie die Verschlimmerung der bestehenden Krankheit zu verhindern.

Kurz gesagt: Prävention bedeutet aktiv zu werden, bevor etwas (Schlimmes) passiert.

Controlling bedeutet Steuerung

Vermutlich würde jeder Zahnarzt seine Patienten zu Präventionsmaßnahmen raten, zur PZR zum Beispiel. Sie würden Ihre Patienten zum Agieren ermutigen und nicht zum Reagieren, wenn es vielleicht schon zu spät ist. Diese gleiche, vorsorgliche Funktion besitzt das Controlling. „Es schafft im ersten Schritt Transparenz“, sagt André Bernert von Medical Management Partner. „Veränderungen, zum Beispiel sinkende Umsatzzahlen, werden visualisiert und so nachvollziehbar.“ Auf diese Art und Weise handelt das Controlling wie ein Zahnarzt gegenüber seinen Patienten.

Es motiviert zum frühen Agieren – bevor das Schlimme passiert. André Bernert: „Der Vorteil ist, dass nicht nur die Diagnose ‚sinkende Umsatzzahlen‘ gestellt, sondern darüber hinaus auch die Ursache sichtbar wird. Und genau dadurch wird das Controlling nicht nur zum Kontroll-Tool, sondern zum richtigen Steuerungsinstrument der Praxisinhaber.“ Mit diesen Erkenntnissen werden Entscheidungen aufgrund der Fakten und nicht auf Basis eines Gefühls getroffen.

Praxen haben (noch) das Nachsehen

In nahezu allen Unternehmen existiert ein mehr oder weniger ausgereiftes Controllingsystem. In Zahnarztpraxen nicht. Praxen mit einem solchen System, und damit ist nicht der Bericht des Steuerberaters gemeint, sind eine Rarität. „Erst langsam steigt das Verlangen der Praxisinhaber, Transparenz in das eigene Zahlenwerk zu bekommen“, sagt Bernert. Während die betriebswirtschaftliche Auswertung des Steuerberaters und die Budgetabrechnung der KZV erst wesentlich später erscheinen, bei der KZV kann das bis zu drei Quartale dauern, liefert das Controlling Informationen auf Knopfdruck. Kein langes Warten mehr, keine betriebswirtschaftliche Unsicherheit und endlich die Möglichkeit präventiv vorzugehen.

Strategische Entscheidungsgrundlage und operative Alltagshilfe

Dass das Controlling ein entscheidender Baustein bei der strategischen Praxisausrichtung ist, steht außer Frage. Zum Beispiel dann, wenn ein neuer Partner oder eine neue Partnerin in die Praxis aufgenommen oder ein Zahnarzt oder eine Zahnärztin angestellt werden soll. Beim Praxisverkauf bringt ein aussagekräftiges Controlling bares Geld. „Klare Strukturen und nachweislich positive Entwicklungen sind bei allen Preisverhandlungen gewichtige Argumente. Im operativen Bereich, also im normalen Praxisalltag, nimmt das Controlling eine beratende Funktion ein. Es liefert etwa Antworten über die Auslastung der Mitarbeiter.

Ist Ihr Team über- oder unterfordert? Oder sollten Sie Ihre Mitarbeiterinnen aus wirtschaftlichen Gründen anders einsetzen? Eine spannende Kennzahl hierfür ist der Umsatz pro Mitarbeiterstunde. – Wie Sie letztlich damit umgehen, entscheiden Sie selbstverständlich allein. Aber zumindest haben Sie jetzt eine echte Entscheidungsgrundlage. Objektiv durch Fakten, nicht subjektiv durch ein Gefühl.