Erfolgsfaktoren für die Gründung und Führung eines ZMVZ

Wer sich in diesen dynamischen Zeiten mit seinem ZMVZ am Markt behaupten möchte, sollte vor allem auf drei Faktoren setzen:

• betriebswirtschaftliche Professionalisierung,
• Skalierbarkeit und
• ein nachhaltig wirksames Personalmanagement.

Die wichtigsten Aspekte bei der Gründung eines ZMVZ

Bereits die Gründung eines zahnärztlichen MVZ ist eine herausfordernde Aufgabe, die sorgfältige Planung und Vorbereitung erfordert. Kritische Erfolgsfaktoren, die bei der Gründung eines ZMVZ berücksichtigt werden sollten, vermeiden dabei unnötige wirtschaftliche Probleme.
Zum Thema Rechtsform der Zahnarztpraxis lesen Sie diesen Beitrag:
Die Rechtsformen der Zahnarztpraxis im Vergleich: Einzelpraxis, BAG oder MVZ?

Ein gut durchdachter Businessplan

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Gründung eines ZMVZ ist ein gut durchdachter Businessplan. Er sollte die Finanzierung, die Geschäftsstrategie, das Alleinstellungsmerkmal gegenüber Patienten und Arbeitnehmenden sowie die Ziele des ZMVZ detailliert abbilden. Insbesondere bei der Wahl der Gesellschaftsform ist darauf zu achten, dass der Businessplan alle relevanten Aspekte berücksichtigt.

Eine angemessene Finanzierung

Häufig werden die Anlaufkosten für ein ZMVZ und damit das Finanzierungsvolumen zu niedrig geschätzt. Das kann zu einer Unterkapitalisierung führen. Auch Verzögerungen, zum Beispiel bei Neubauten, werden oft nicht eingeplant. Realistische Kostenvorstellungen sind wichtig: Die Finanzierung sollte mögliche Planabweichungen einkalkulieren.

Eine geschickte Standortwahl für das ZMVZ

Die Wahl des Standorts ist entscheidend für den Gründungserfolg. Hierbei sollte nicht nur der Zugang zu Mitarbeitenden und Patienten berücksichtigt werden, sondern auch eine Kosten-Nutzen-Abwägung erfolgen. Insbesondere in Metropolregionen kann ein hohes Kostenniveau zu einer ambitionierten Preisstruktur führen. Daher gilt es, den Standort sorgfältig zu wählen und Entwicklungspotenziale realistisch einzuschätzen.

Eine einwandfreie IT-Infrastruktur

Die Verfügbarkeit von Internet- und Datenvolumen wird bei der Standortwahl häufig nicht ausreichend berücksichtigt. Das kann bereits bei der Inbetriebnahme und später bei den Bearbeitungszeiten in der Praxis zu Problemen führen. Eine sorgfältige IT-Planung ist heute unerlässlich, um den reibungslosen Betrieb eines ZMVZ zu gewährleisten.

Auch ein wichtiges Thema in diesem Zusammenhang:
Risikomanagement: Wenn der Praxisinhaber geschäftsunfähig wird – Vorsorgen mit Vollmachten

Betriebswirtschaftliche Transparenz als Erfolgsfaktor für das ZMVZ

Für den Betreiber eines ZMVZ gehört es zu den wichtigsten Managementaufgaben, sich mit betriebswirtschaftlichen Kennzahlen auseinanderzusetzen. Zur regelmäßigen Betrachtung der BWA sollten auch kritische, unternehmenseigene Kennzahlen dazukommen, die Transparenz in die Unternehmensentwicklung bringen. Kennzahlen helfen, unternehmerische Klarheit zu gewinnen, risikobehaftete Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und Umsatzpotenziale zu identifizieren.

Gut dokumentierte Zahlen verfolgen und bewerten die (finanzielle) Performance des ZMVZ genau. Erst auf dieser Grundlage lassen sich passende strategische und operative Entscheidungen treffen, die das ZMVZ langfristig zum Erfolg führen.

Hier erfahren Sie, was Sie über betriebswirtschaftliche Kennzahlen in der Zahnarztpraxis wissen sollten:
Mit Kennzahlen bringen Sie Ihre Zahnarztpraxis auf Erfolgskurs

Insbesondere folgende Maßnahmen bringen nachhaltige Transparenz in betriebswirtschaftliche Entwicklungen:

1. Controlling und Benchmarking implementieren

Ein präzises Controlling-System erfasst und analysiert alle relevanten Unternehmensdaten. Das professionelle Reporting der Unternehmenszahlen erleichtert nicht nur den Mittelzugang bei Geldgebern, sondern kann auch die Leistungssteigerung innerhalb der Unternehmung fördern: Kommunizieren Sie beispielsweise die betriebswirtschaftliche Erwartungshaltung klar an die Behandler im ZMVZ, sorgt ein transparentes Honorar-Controlling auch für eine stärkere Identifikation und Auseinandersetzung mit der eigenen Performance.

Das Controlling gewährleistet eine schnelle Überprüfung der Honorareinnahmen und -ausgaben und kann dabei helfen, Engpässe schnell zu identifizieren sowie Handlungszeit zu gewinnen.

Darüber hinaus ist ein internes Benchmarking empfehlenswert. Eine unternehmenseigene Datenbasis ermöglicht, die Leistungen der einzelnen Behandler zu vergleichen. Werden die besten Leistungserbringer im ZMVZ identifiziert und deren Praktiken an die Kollegen transferiert, kann das den Umsatz des gesamten ZMVZ steigern.

Risikomanagement: Strategien gegen die Insolvenz der Zahnarztpraxis

2. Den Wissenstransfer sichern

Die Zusammenarbeit und der Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitenden eines ZMVZ ist von entscheidender Bedeutung und gewährleistet einheitliche und hohe Standards in der Patientenversorgung. Es gilt, eine Kultur des Austauschs zu fördern und sicherzustellen, dass jeder und jede Mitarbeitende Zugang zu allen relevanten Informationen hat.

Das Credo: Die Selbstwirksamkeit der einzelnen Teammitglieder stärken und sie zur Eigenverantwortung ermächtigen. Inhaber können ihre besten Leistungserbringer zu Coaches entwickeln und sie befähigen, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten an andere Angestellte weiterzugeben. Eine solche Ermächtigung der Mitarbeiter trägt dazu bei, die Leistungsfähigkeit des ZMVZ insgesamt zu steigern.

3. Fortbildungen zu betriebswirtschaftlichen Themen forcieren

Fortbildungen in fachfremden Themen wie Abrechnung und Kommunikation helfen, die betriebswirtschaftliche Transparenz zu erhöhen. Wenn alle Mitarbeitenden ein Basiswissen über betriebswirtschaftliche Zusammenhänge haben, können sie besser verstehen, wie ihre Arbeit zur Entwicklung des ZMVZ beiträgt.

Das Management eines ZMVZ

Ein erfolgreiches ZMVZ erfordert Management und eine klare Aufbau- und Ablauforganisation. Eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür ist die eindeutige Aufgabenverteilung in der Leitungsebene: Verantwortlichkeiten sollten klar definiert und beispielsweise nach dem Balanced-Scorecard-System aufgebaut werden. Je nach Größe des ZMVZ kann es sinnvoll sein, eine zweite Führungsebene zu etablieren – die optimale Leitungsspanne liegt bei fünf bis sieben Personen pro Führungskraft. Dies hilft, Abläufe effizienter zu gestalten und Verantwortungen auf mehrere Schultern zu verteilen.

Ein ZMVZ managt man nicht nebenbei – ein „Tür- und Angel-Management“ reicht nicht aus. Management-Aufgaben sollten regelmäßig, zu festgelegten Terminen, erledigt werden. Um dafür genügend Zeit zur Verfügung zu haben, sind Management-Aufgaben mit Priorität zu versehen.

Wesentlich für die professionelle Aufbau- und Ablauforganisation ist auch eine geschlossene interne Kommunikation. Mitarbeitenden sollten effektiv und effizient in Austausch treten, indem sie Informationen schnell und gezielt teilen können. Eine geschlossene interne Kommunikation trägt dazu bei, Missverständnisse und Informationsverluste zu reduzieren und verbessert die Zusammenarbeit und Produktivität im ZMVZ.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Implementierung eines Qualitätsmanagement-Systems. Es stellt eine gleichbleibend hohe Qualität der medizinischen Versorgung und internen Abläufe sicher. Eine kontinuierliche Fortbildung der Mitarbeitenden in nichtärztlichen Fachthemen wie Führung, Beratung und Konfliktmanagement ist ebenfalls empfehlenswert.

Hier erfahren Sie mehr zum Qualitätsmanagement in einer Zahnarztpraxis:
Ressourcen sparen mit Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis
Wissen Sie, was in Ihrer Zahnarztpraxis oder Ihrem ZMVZ steckt?

Das Personal: die kritische Ressource im ZMVZ

Die Qualität der Personalführung spielt heute eine essenzielle Rolle in der ZMVZ-Erfolgsstory. Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels und der steigenden Mitarbeiterfluktuation rücken Mitarbeiterführung, -bindung und -findung verstärkt in den Fokus. Als Leitungskraft muss es darum gehen, Mitarbeitende motivieren, fördern und fordern zu können.

Mehr zum Thema „Mitarbeiter finden und halten“ hier:
Personalbindung in der Zahnarztpraxis: Wie Sie als Arbeitgeber einzigartig werden

Mitarbeitergespräche

Regelmäßige Entwicklungsgespräche sind dabei nur eines von vielen Instrumenten. Das Mitarbeitergespräch ist nicht nur der Ort, um Stärken und Schwächen zu besprechen. Vielmehr sollte es auch darum gehen, auf die individuellen Ziele und Wünsche der Angestellten einzugehen. Im Dialog können die Ziele des Unternehmens mit individuellen Karrierezielen abgeglichen und zusammengeführt werden.
Hier erfahren Sie mehr zum Thema Mitarbeitergespräch:
Personalbindung in der Zahnarztpraxis: Bieten Sie Raum für persönliche Gespräche
So werden Mitarbeitergespräche zum Erfolg
Erfolgreiche Mitarbeitergespräche in der Zahnarztpraxis

Mitarbeitende einbeziehen

Ein offener Umgang mit Erwartungshaltungen und Unternehmenskennzahlen stärkt das Verständnis für die Relevanz der Arbeit jedes Einzelnen im ZMVZ. Mitarbeiter des ZMVZ sollten über die Ziele, Strategien und Entscheidungen des Unternehmens informiert und zur Einreichung von Feedback, Ideen oder Verbesserungsvorschlägen angeregt werden. Dies kann im Zuge regelmäßiger Meetings oder eines
Ideenmanagement-Systems erfolgen. Die Mitarbeitenden werden zu einem wichtigen Bestandteil des Unternehmens und bekommen die Möglichkeit, sich aktiv am Erfolg ihres ZMVZ zu beteiligen.
Auch interessant in diesem Zusammenhang:
Ideelle Mitunternehmerschaft als Mittel der Personalbindung

Weiterbildung für das Personal

Ein wichtiger Entscheidungsgrund für einen Job im ZMVZ sind auch die Entwicklungsmöglichkeiten. Die Einrichtung einer Karriereentwicklungsleiter kann hilfreich sein, um Mitarbeitende bei ihrer Karriereplanung zu unterstützen und ihnen Perspektiven im Unternehmen zu bieten.
Mehr zum Thema Fort- und Weiterbildung für das Praxispersonal erfahren Sie hier:
Personalbindung in der Zahnarztpraxis: Interne Karriere und externe Fortbildung
Staatliche Förderung für Weiterbildung von ZFAs

Mitarbeiterbefragungen

Auch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen gehören ins Portfolio einer Führungskraft. Sie tragen dazu bei,
Probleme und Konflikte frühzeitig erkennen und lösen zu können. Wichtig dabei ist, anonymes Feedback zu gewährleisten.

Zusatzleistungen für Mitarbeitende

Zu guter Letzt empfiehlt es sich, Mitarbeiter-Incentives zu etablieren. In Form von Bonuszahlungen, betrieblichen Vorsorgeaufwendungen oder anderen Benefits bringen Arbeitgeber ihre Wertschätzung den Teammitgliedern gegenüber zum Ausdruck. Incentives steigern nicht nur die Motivation und Leistungsbereitschaft, sie stärken auch das Unternehmensimage und die Arbeitgeberattraktivität.
Mehr zum Thema Zusatzleistungen erfahren Sie in diesem Beitrag:
Zusatzleistungen erhöhen die Attraktivität: Recruiting-Tipps für Zahnarztpraxen

Instrumente, mit denen sich zeitsparend eine solide Basis für strategische Entscheidungen aufbauen lassen, erfahren Sie hier: Wissen Sie, was in Ihrer Zahnarztpraxis oder Ihrem Z-MVZ steckt?

Ganzheitlich denken und handeln bei der Führung des ZMVZ

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine erfolgreiche ZMVZ-Führung viele Aspekte umfasst, die ineinandergreifen und aufeinander abgestimmt sein müssen. Hierzu zählen:

• eine klare Vision und Strategie
• ein funktionierendes Controlling-System
• eine professionelle Mitarbeiterführung
• eine strukturierte Aufbau- und Ablauforganisation
• ein ganzheitliches Unternehmensmanagement

Diese erfolgskritischen Faktoren sind eng miteinander verknüpft und sollten zusammen betrachtet und entwickelt werden. Berücksichtigt man dies, ist der Weg zu einem erfolgreichen ZMVZ geebnet.

Auch dieser Beitrag ist für das Führen eines ZMVZ interessant:
Mit Kennzahlen bringen Sie Ihre Zahnarztpraxis auf Erfolgskurs
Strategiefindung: So erreichen Sie Ihre Praxisziele
Entgeltgleichheit auch in der Zahnarztpraxis