Interne Kommunikation in der Zahnarztpraxis: das magische Dreieck - Teil 1: die Strategie

Interne Kommunikation kann man sich als „magisches Dreieck“ vorstellen (siehe Grafik unten). Die drei Aspekte der internen Kommunikation sind miteinander verbunden und beeinflussen sich. Eine Veränderung an einer Größe hat Auswirkungen auf die anderen beiden. Daher ist es wichtig, Veränderungen in der internen Kommunikation ganzheitlich zu betrachten und sicherzustellen, dass Strategie, Struktur und Kultur im Einklang stehen.

In diesem Teil erfahren Sie mehr über die Bedeutung, Aufgabe, Herausforderung und Ziele der internen Kommunikation. Außerdem wird die „Strategie“ ausführlich behandelt.

Die Aufgaben der internen Kommunikation

Eine optimale interne Kommunikation trägt zur bestmöglichen Durchführung von Behandlungen, Terminvereinbarungen, Abrechnungen und anderen administrativen Aufgaben bei. Darüber hinaus fördert eine gute Kommunikation ein harmonisches Arbeitsumfeld, in dem die Mitarbeiter motiviert sind und ihr Bestes geben können.

Die Aufgaben der internen Kommunikation sind:

• Ein gemeinsames Verständnis von Arbeit, Sinn, Zweck und Bedeutung zu vermitteln.
• Die gemeinsame Erreichung der Ziele und Umsetzung der Praxisvision zu fördern.
• Ein wechselseitiger Kommunikationskanal zwischen Praxisunternehmenden und Mitarbeitenden.
• Ein systematisches Vorgehen zur Bewertung von Engagement und Kompetenz zu gewährleisten.
• Eine systemische Betrachtung des gesamten Unternehmens zu ermöglichen.
• Die interne Kommunikation in die Gesamtstrategie des Praxisunternehmens einzubetten.

Die Herausforderungen bei der internen Kommunikation in der Zahnarztpraxis

In der Zahnarztpraxis können verschiedene Herausforderungen die interne Kommunikation beeinträchtigen. Dazu gehören beispielsweise:

• Zeitliche Einschränkungen
  Der Workflow in Zahnarztpraxen ist oft angespannt und zeitempfindlich. Mitarbeiter haben begrenzte Zeit, um wichtige Informationen auszutauschen oder Probleme zu besprechen.
• Hierarchie und Rollen
  Eine klare Hierarchie und die damit verbundenen Rollen in der Praxis können dazu führen, dass Mitarbeiter zögern, ihre Meinungen oder Bedenken zu äußern, insbesondere gegenüber der Praxisleitung.
• Unterschiedliche Arbeitsbereiche
  In einer Zahnarztpraxis arbeiten verschiedene Fachdisziplinen wie Zahnärzte, Praxismanager, Prophylaxe-Fachkräfte, Behandlungs-Assistenten, Verwaltungspersonal und Zahntechniker. Jeder hat spezifische Aufgaben und Verantwortlichkeiten, was die Kommunikation herausfordernd machen kann.

Die Ziele des internen Kommunikationsmanagements

Gute interne Kommunikation hat das Ziel, das Praxismanagement grundlegend und auf verschiedenen Ebenen zu fördern:

Stärkung der Selbstmotivation des Einzelnen durch interne Kommunikation

Durch eine effektive interne Kommunikation werden Mitarbeiter dazu ermutigt, ihre Motivation und Leistungsbereitschaft selbstständig zu steigern. Dies trägt zu einer positiven Arbeitsatmosphäre und einem produktiven Arbeitsumfeld bei.

Engagement und der Selbstverantwortung erhöhen

Eine gute interne Kommunikation fördert das Engagement der Mitarbeitenden und spornt sie an, Verantwortung für ihre Aufgaben und den Erfolg des Unternehmens zu übernehmen. Dies trägt zu einer
gesteigerten Produktivität und höherer Effizienz bei.

Nachhaltige Mitarbeiterbindung und Selbstidentifikation dank guter internen Kommunikation

Durch regelmäßige und transparente Kommunikation entwickeln die Mitarbeitenden eine starke Identifikation mit den Unternehmenszielen und -werten. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit und Loyalität.

Ausrichtung von Denken, Fühlen und Verhalten auf strategische Organisationsziele

Die interne Kommunikation stellt sicher, dass Mitarbeiter ein klares Verständnis von den strategischen Zielen und der Vision des Unternehmens haben. Denken, Fühlen und Handeln der Mitarbeiter werden in Einklang mit diesen Zielen gebracht.

Interne Kommunikation fördert die Pflege von Unternehmens- und Grundwerten

Die interne Kommunikation spielt eine wichtige Rolle bei der Verbreitung und Verstärkung der Unternehmens- und Grundwerte. Sie fördert ein gemeinsames Verständnis und einheitliches Handeln
basierend auf diesen Werten.

Interne Kommunikation stärkt die Reputation und Marke

Eine gut durchdachte interne Kommunikation trägt zur Stärkung des Unternehmensrufs und der Markenidentität bei. Mitarbeiter werden zu Botschaftern der Marke und tragen aktiv zur positiven Außenwahrnehmung des Unternehmens bei.

Voraussetzungen für Führungskräfte und Mitarbeitende

Gründliche Analyse von Praxisstruktur und Praxiskultur

Eine gründliche Analyse der Organisationsstruktur und der Kommunikationskultur in der Zahnarztpraxis ist wichtig, um die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen der internen Kommunikation zu verstehen. Erst dann ist die Entwicklung von maßgeschneiderten Lösungen möglich.

Entwicklung einer zielführenden Kommunikationsstrategie

Eine klare Kommunikationsstrategie ist entscheidend, um die Ziele und Erwartungen der internen Kommunikation festzulegen. Führungskräfte sollten eine koordinierte Vorgehensweise entwickeln
und eng mit den Mitarbeitenden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Strategie effektiv umgesetzt wird.

Einsatz unterschiedlicher Instrumente

Es ist wichtig, verschiedene Instrumente und Kanäle für den Wissensaustausch und den Informationsfluss einzusetzen. Dies können E-Mails, Meetings, interne Plattformen oder andere Kommunikationswerkzeuge
sein. Die Auswahl der Instrumente sollte auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der Zahnarztpraxis abgestimmt sein.

6 Strategien für eine effektive interne Kommunikation

Eine gut durchdachte Strategie für die interne Kommunikation ist der erste wichtige Schritt für den Erfolg in der Zahnarztpraxis. Doch welche Elemente sollen in eine interne Kommunikationsstrategie einfließen?

1. Kommunikationsziele definieren

Definieren Sie klare und messbare Ziele, die Sie mit Ihrer internen Kommunikation erreichen möchten. Diese Ziele sollten im Einklang mit den übergeordneten Zielen der Zahnarztpraxis stehen. Beispiele für
Kommunikationsziele könnten sein:

• Verbesserung des Informationsflusses zwischen den Teammitgliedern
• Förderung einer positiven Unternehmenskultur und Teamarbeit
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und des Engagements
• Verbreitung von wichtigen Praxis-Updates und Richtlinien

2. Zielgruppenanalyse

Identifizieren Sie die verschiedenen Zielgruppen in der Zahnarztpraxis, die von der internen Kommunikation betroffen sind. Dazu gehören Zahnärzte, Prophylaxe-Fachkräfte, Behandlungs-Assistenten, Verwaltungspersonal, Zahntechniker und möglicherweise auch externe Partner oder
Dienstleister. Analysieren Sie die spezifischen Kommunikationsbedürfnisse und -vorlieben jeder Gruppe, um sicherzustellen, dass Ihre Kommunikationsstrategie zielgerichtet ist und die relevanten Informationen an die richtigen Personen gelangen.

3. Kommunikationskanäle wählen

Wählen Sie die geeigneten Kommunikationskanäle, um Ihre Botschaften effektiv zu übermitteln. Berücksichtigen Sie die Präferenzen und Gewohnheiten Ihrer Zielgruppen.

4. Zeitplan für die Maßnahmen der internen Kommunikation

Legen Sie einen Kommunikationszeitplan fest, der regelmäßige Updates und den Austausch von wichtigen Informationen berücksichtigt. Planen Sie zum Beispiel regelmäßige Teammeetings ein, um über
aktuelle Themen zu informieren und Feedback einzuholen. Bestimmen Sie auch die Häufigkeit und den Zeitpunkt anderer Kommunikationsmittel wie E-Mails oder Newsletter, um sicherzustellen, dass Informationen rechtzeitig und angemessen verteilt werden. Klären Sie die Erwartungshaltung für beide Seiten, wann die Informationen abgeholt werden müssen.

5. Kommunikationsverantwortliche bestimmen

Benennen Sie Kommunikationsverantwortliche, die für die Koordination und Durchführung der internen Kommunikation verantwortlich sind. Diese Personen sollten die Kommunikationsstrategie umsetzen, sicherstellen, dass Informationen rechtzeitig und klar kommuniziert werden, und als Ansprechpartner für Fragen und Anliegen der Mitarbeiter dienen.

Klare Verantwortlichkeiten helfen, die Effektivität und Konsistenz der internen Kommunikation zu gewährleisten. Hierfür gilt es Regeln aufzustellen, wie mit Informationen umgegangen wird.

6. Evaluation und Anpassung der Strategie für die interne Kommunikation

Regelmäßige Evaluation der internen Kommunikationsstrategie stellt sicher, dass sie ihre Ziele erreicht und den Bedürfnissen der Zahnarztpraxis entspricht. Führen Sie Feedback-Umfragen, Mitarbeiterbefragungen oder informelle Gespräche durch, um das Engagement, die Zufriedenheit und die Wirksamkeit der internen Kommunikation zu messen. Basierend auf den Ergebnissen kann die Strategie verbessert und an sich ändernde Anforderungen angepasst werden.

Jede Person ist für interne Kommunikation verantwortlich!

Insgesamt bilden Strategie, Struktur und Kultur das Fundament für eine effektive interne Kommunikation, ähnlich wie ein gut geschriebenes Drehbuch, eine klare Regieanweisung und eine stimmige Atmosphäre zusammen einen erfolgreichen Film gestalten. Führungskräfte und Mitarbeitende schaffen so die Grundlage für eine verbesserte Zusammenarbeit und eine positive Kommunikationskultur in der Zahnarztpraxis.

Passend zum Thema interne Kommunikation lesen Sie auch diese Artikel:
Organisationsentwicklung: So schafft Ihre Zahnarztpraxis das Optimum – Teil 1: die Analyse
Organisationsentwicklung: So schafft Ihre Zahnarztpraxis das Optimum – Teil 2: der Fahrplan

Unsere Autorin:
*Sabine Kittel ist Führungskräfte-Trainerin, Systemischer Coach, Beraterin und Dentalhygienikerin. Als Inhaberin der Akademie für Prophylaxe & Management bietet Sabine Kittel ein ganzheitlich ausgerichtetes systemisches Programm an mit fundierter Beratung, individuellem Coaching und fachspezifischen Prophylaxe-Trainings.
www.akademie-prophylaxe-management.de,
info@akademie-prophylaxe-management.de