Interne Kommunikation in der Zahnarztpraxis: das magische Dreieck – Teil 2: die Struktur

Im ersten Teil der Reihe „interne Kommunikation“ drehte sich alles um die Strategie, die wie eine Kompassnadel die Richtung vorgibt. Hier finden Sie Teil 1:
Interne Kommunikation in der Zahnarztpraxis: das magische Dreieck – Teil 1: die Strategie

Die Struktur leistet einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des gesamten Teams. Das sind die sechs Aspekte der Kommunikationsstruktur, die Sie in der Zahnarztpraxis berücksichtigen sollten:

1. Kommunikationswege und Kommunikationskanäle

Es ist wichtig, klare Kommunikationswege und -kanäle festzulegen, um sicherzustellen, dass Informationen effizient fließen. Wir unterscheiden zwischen „formellen und informellen Kanälen“.

Die formellen Kommunikationskanäle

• E-Mails für formelle Mitteilungen, Ankündigungen und Protokolle
• Mitarbeiter-Meetings für den persönlichen Austausch und die Diskussion von wichtigen Themen
• Verwendung von Team- oder Abteilungs-Newslettern für die gezielte Kommunikation spezifischer Informationen
• Mitarbeiter-Handbücher oder Dokumentenmanagement-Systeme als zentrale Informationsquellen

Die informellen Kommunikationskanäle

• Kurze Gespräche während der Pausen oder Kommunikation über interne soziale Medien
• Intranet oder interne Messaging-Plattformen für den schnellen Informationsaustausch und die Zusammenarbeit

2. Organisationsstruktur für die interne Kommunikation

Die Organisationsstruktur der Zahnarztpraxis sollte die interne Kommunikation erleichtern. Das bedeutet, dass die Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klar definiert und kommuniziert werden sollten.

Jeder Mitarbeiter sollte wissen, an wen er sich bei Fragen, Problemen oder Feedback wenden kann. Hierfür ist eine flache Hierarchie, übersichtlich in einem Organigramm dargestellt, eine gute Möglichkeit.

3. Regelmäßige Meetings und Besprechungen

Regelmäßige Team-Meetings und Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil der internen Kommunikation. Diese Meetings bieten eine Plattform für den Austausch von Informationen, das Teilen von Updates, die Diskussion von Herausforderungen und die Lösung von Problemen. Sie sollten strukturiert sein, um sicherzustellen, dass alle relevanten Themen behandelt werden, und die Teilnahme aller Teammitglieder fördern.

4. Nutzung von Technologien

Die Nutzung von Technologie kann die interne Kommunikation in der Zahnarztpraxis effizienter gestalten. Dies umfasst die Verwendung von E-Mails, internen Messaging-Plattformen, Intranet oder spezieller Praxismanagement-Software. Diese Tools ermöglichen einen schnellen und einfachen Informationsaustausch sowie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Ressourcen.

5. Dokumentation von Informationen

Um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen oder übersehen werden, ist eine klare Dokumentation erforderlich. Dies kann durch die Erstellung von Protokollen, Notizen oder Handbücher erfolgen. Eine zentrale Wissensdatenbank oder ein gemeinsames Dokumentenmanagement-System können auch helfen, Informationen zugänglich, transparent und leicht auffindbar zu machen.

6. Feedback-Mechanismen in der internen Kommunikation

Die Einrichtung von Feedback-Mechanismen ist entscheidend, um die interne Kommunikation zu verbessern. Dies kann in Form von Feedback-Gesprächen, Mitarbeiterumfragen oder Feedback-Boxen erfolgen. Das Praxisteam sollte ermutigt werden, Feedback zu geben und Lösungsvorschläge einzubringen, um kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Ausblick: die Kultur als dritter Aspekt des magischen Dreiecks

Im dritten Teil unseres Beitrags werden wir uns eingehend mit der Kultur der internen Kommunikation in
der Zahnarztpraxis beschäftigen. Hierbei werden wir die Bedeutung einer positiven Kommunikationskultur für das Team und den Erfolg der Praxis hervorheben. Es wird darum gehen, wie eine offene, vertrauensvolle und wertschätzende Kommunikationskultur geschaffen werden kann, in der Mitarbeiter aktiv ihre Ideen und Meinungen einbringen können. Wir werden beleuchten, wie eine solche Kultur das
Engagement, die Zusammenarbeit und die Identifikation der MitarbeiterInnen mit der Praxis stärken kann.

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Unsere Autorin:
*Sabine Kittel ist Führungskräfte-Trainerin, Systemischer Coach, Beraterin und Dentalhygienikerin. Als Inhaberin der Akademie für Prophylaxe & Management bietet Sabine Kittel ein ganzheitlich ausgerichtetes systemisches Programm an mit fundierter Beratung, individuellem Coaching und fachspezifischen Prophylaxe-Trainings.
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