Organisationsentwicklung: So schafft Ihre Zahnarztpraxis das Optimum – Teil 2: der Fahrplan

Den ersten Teil des Beitrags lesen Sie hier:
Organisationsentwicklung: So schafft Ihre Zahnarztpraxis das Optimum – Teil 1 Organisationsanalyse

Mit den ermittelten Schwachstellen aus der Organisationsanalyse wird ein Fahrplan zur Veränderung entwickelt. Die Praxisleitung wird dabei eng in den Prozess eingebunden.

4 Meilensteine der Organisationsentwicklung

Gemeinsam definieren wir Einzelmaßnahmen und Entwicklungsziele. Es entsteht ein Fahrplan zur erfolgreichen Organisationsentwicklung. Vier Meilensteine helfen, die Projektfortschritte zu messen. Durch Feedback werden die Fortschritte überwacht:

• Meilenstein 1: Management professionalisieren
• Meilenstein 2: Strukturen schaffen
• Meilenstein 3: Arbeitsbelastung reduzieren
• Meilenstein 4: Kommunikationskompetenzen fördern

Meilenstein 1: Management professionalisieren

Dr. Botras ist in ihrer Doppelfunktion als Behandlerin und Praxisleiterin sichtlich überfordert. Mit ihrem hohen Anspruch, alles kontrollieren und möglichst selbst machen zu wollen, läuft sie Gefahr auszubrennen. Zu klären ist deshalb, welche Aufgaben sie zukünftig übernehmen möchte, und was sie bereit ist, abzugeben.

Führungsebenen diskutieren und erweitern

Als leidenschaftliche Zahnärztin liegt es ihr am Herzen, nah am Patienten zu arbeiten. Dennoch möchte sie auch die Praxisführung nicht gänzlich aus der Hand geben. Wir verständigen uns darauf, eine zweite Führungsebene einzuziehen. Aufgabenteilung und die Übertragung von Verantwortlichkeiten helfen, persönliche Ressourcen gezielter einzusetzen.

Eine systematische und fachlich fundierte Mitarbeiterführung und Prozesssteuerung sind grundlegend, um im Praxisalltag wettbewerbsfähig und erfolgreich zu sein. Eine zweite Führungsebene ist vor allem für größere Praxiskonstrukte empfehlenswert – immer dann, wenn die sogenannte Führungsspanne mehr als sieben Mitarbeitende übersteigt.

Mehr Eigenverantwortung und Befugnisse für die Praxismanagerin

Als zweite Führungskraft wird die Praxismanagerin benannt. Ausgestattet mit Weisungsbefugnissen, Kontroll- und Entscheidungskompetenz, entlastet sie nicht nur Dr. Botras in der Praxisführung. Die neue Position als zweite Führungskraft in der Praxis befreit die Managerin auch aus ihrer bisherigen Sandwichposition zwischen Leitung und Belegschaft.

Mit Handlungs- und Entscheidungsfreiräumen ist sie nun in der Lage, in ihrem Kompetenzgebiet eigenverantwortlich und autonom zu agieren, ohne jeden Schritt mit der Praxisleitung abstimmen zu müssen.

Feste Zeiten fürs Management bei der Praxisinhaberin festlegen

Für Dr. Botras selbst werden feste Zeiten für Führungsaufgaben eingeplant: Zum einen, um eine Vereinbarkeit zwischen Patientenbehandlung und Praxisführung herbeizuführen, zum anderen, um das bisher praktizierte „Tür- und Angel-Management“ zu eliminieren und die Praxisführung zu professionalisieren.

Meilenstein 2: Strukturen schaffen

Das situative Agieren führt in der Zahnarztpraxis dazu, dass Aufgaben teils doppelt, teils gar nicht erledigt werden. Fehlende Prozessbeschreibungen und Verantwortlichkeiten erweisen sich als bedeutende Konfliktherde, die die Zusammenarbeit gefährden und die Produktivität beeinträchtigen. Im nächsten Schritt geht es also darum, klare Strukturen zu schaffen.

Organigramme entwickeln und Stellenprofile erstellen

Dazu gehören die Entwicklung eines Organigramms, detaillierter Stellenprofile sowie die Definition eindeutiger Zuständigkeiten für jedes Teammitglied der Zahnarztpraxis. Für eine nachhaltige Wirkung sollte dies unter Einbezug des gesamten Praxispersonals geschehen.

Stellenbeschreibungen und Organigramme helfen, die Organisationsstruktur zu verbessern, indem Transparenz und Verbindlichkeit über zugewiesene Tätigkeitsfelder hergestellt werden. Sie bilden Weisungskompetenzen und das genaue Aufgabenspektrum der einzelnen Mitarbeitenden ab. Organigramme und Stellenprofile geben der Praxis eine klare Unternehmensstruktur, definieren Kommunikations- und Entscheidungswege und konkretisieren individuelle Verantwortungen im Praxisalltag.

Stellvertretersystem einrichten

Zudem führen wir ein Haupt- und Stellvertretersystem ein, um bei urlaubs- oder krankheitsbedingter Abwesenheit die reibungslose Verantwortungsübernahme zu sichern und im Falle ausscheidender
Mitarbeitender das Wissen in der Praxis zu halten. Die neuen Verantwortungsbereiche und Zuteilung
der Aufgaben werden gemeinsam mit dem Praxisteam erarbeitet. So hat jede und jeder die Möglichkeiten, die eigenen Kompetenzen und Präferenzen einzubringen.

Der sogenannte Bottom-up-Ansatz, in dem die gesamte Belegschaft ein Mitspracherecht hat, verspricht eine höhere Mitarbeiteridentifikation und -motivation, die eine nachhaltige Arbeitszufriedenheit
befördert.

Meilenstein 3: Arbeitsbelastung reduzieren

Neben der Definition klarer Verantwortungsstrukturen gilt es, weitere Maßnahmen zur Entlastung der Geschäftsführung und des Praxisteams zu ergreifen.

Digitale Helfer für besseres Zeitmanagement

Digitale Tools und ein professionelles Zeitmanagement sind hierbei wichtige Unterstützer. Am Markt stehen zahlreiche digitale Anwendungen zur Verfügung, die den Praxisalltag erleichtern können, zum
Beispiel Anrufassistenten und Online-Terminvergaben. Sie reduzieren Stress und Sorgen für Entlastung am Empfang. Viele Terminbuchungssysteme versenden auch automatisierte E-Mail- und SMS-Erinnerungen
an die Patienten, womit nicht zuletzt die „No-Show“-Quote deutlich gesenkt werden kann.

Eine Tablet-basierte Patientenannahme beschleunigt die Praxisprozesse bei der Anmeldung. Digitale Laufzettel stärken die effiziente Zusammenarbeit und reduzieren Informationsverluste. Ein digitalisiertes
Warenwirtschaftssystem hilft, personelle Kapazitäten zurückzugewinnen und Fehlbestände zu vermeiden.

Terminkalender überarbeiten

Um das generelle Zeitmanagement der Praxis zu verbessern, wird der Terminkalender überarbeitet. Die Kalenderstruktur wird anhand der wöchentlichen Arbeitszeiten sowie personellen, zeitlichen und räumlichen Kapazitäten optimal ausgerichtet und ein digitales Recall-System für Patientinnen und Patienten installiert.

Eine parallel vorgenommene Abrechnungsanalyse zeigt Potenziale in der Terminvergabe auf, die in die neue Kalenderstruktur eingearbeitet werden. So werden gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Das Zeitmanagement wird optimiert und Umsatzpotenziale gehoben.

Meilenstein 4: Kommunikationskompetenzen fördern

Im vierten Schritt nehmen wir uns der internen Kommunikation an. Wir führen Workshops durch, in denen wir erläutern, wie Kommunikation wirkt und welche Fallstricke es zu beachten gibt. Wir stärken die Kommunikations- und Praxiskultur, indem gemeinsame Werte für die Zusammenarbeit und für den Umgang mit Kritik festgelegt werden. Auch die Patientenansprache, zum Beispiel an der Anmeldung, wird durch einen gemeinsamen Wertekanon in der Patientenkommunikation vereinheitlicht.

Kommunikation im Team verbessern

Es werden regelmäßige Teammeetings, Abteilungstreffen und Entwicklungsgespräche mit dem Praxispersonal etabliert. Nicht nur zur Verbesserung der Praxisprozesse sind diese wichtig: Ein regelmäßiger Austausch fördert die soziale Interaktion und den Zusammenhalt im Praxisteam. Darüber hinaus wird ein internes Kommunikationstool eingeführt, das einen schnellen und datenschutzkonformen Austausch in den einzelnen Arbeitsgruppen fördert.

Führungskräfte-Coaching

Dr. Botras und ihre Praxismanagerin erhalten ein Führungskräfte-Coaching, in dem sie Kommunikationsfähigkeiten erlernen, die helfen, das Team neu zu motivieren und zu besseren Leistungen zu führen.

Organisationsentwicklung für gezielte Veränderungen mit großer Wirkung

Zugegeben: Die Implementierung der Veränderungen ist kein leichter Prozess. Eine enge Zusammenarbeit mit Praxisleitung und Belegschaft sind Grundvoraussetzung für das Gelingen und Etablieren neuer
Praxisstrukturen. Es braucht Schulungen, um das Personal auf die neuen Aufgaben vorzubereiten, und regelmäßige Feedbackschleifen, um den Fortschritt zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen.

Das Nachhalten der neuen Prozesse erweist sich als erfolgsentscheidend. Daher empfehlen wir, im Arbeitsalltag mit Fehlerlisten zu arbeiten, um den Wandel in der Praxis voranzutreiben und eine nachhaltige Verbesserung zu erwirken.

Das Comeback einer Zahnarztpraxis – jetzt und für die Zukunft

In der Zahnarztpraxis Botras zeigt die Organisationsentwicklung schnell Erfolge. Die verbesserte Terminplanung und professionalisierte Patientenberatung schlagen sich in einer sichtbaren Umsatzsteigerung nieder. Digitalisierte Praxisprozesse, eine effizientere Aufgabenverteilung und klare Verantwortlichkeiten haben das Stresslevel in der Praxis deutlich reduziert.

Auch Fehler und Reibungsverluste wurden minimiert und die Teamkommunikation hat sich erheblich verbessert. Die Mitarbeiterzufriedenheit zeigt eine messbare Steigerung und das Team spricht von einem stärkeren „Wir-Gefühl“.

Coaches begleiten die Praxis weiterhin, um sicherzugehen, dass die Veränderungen nachhaltig wirken. Ein kontinuierliches Praxiscontrolling und regelmäßige Mitarbeiterbefragungen stellen sicher, dass die Praxis auf dem Erfolgspfad bleibt.

Die Organisationsanalyse und Teamentwicklung waren für die Zahnarztpraxis ein Wendepunkt. Das Comeback der Praxis ist ein eindrucksvolles Beispiel dafür, wie eine gut organisierte und effiziente Arbeitsumgebung die Grundlage für unternehmerische Erfolge schafft.

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Unsere Autorin:
*Tatjana Stefanowsky ist Wirtschaftspsychologin mit Schwerpunkt Personal- und Organisationsentwicklung. Als Beraterin und Trainerin bei der Praxisberatung Kock + Voeste GmbH unterstützt sie (Zahn-)Arztpraxen dabei, Praxisabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit im Praxisteam zu stärken.