Unbezahlte Rechnungen: 10 Tipps gegen Zahlungsausfall in der Zahnarztpraxis

Wie schnell sollte die Rechnung verschickt werden?

Zahnärzte sollten Rechnungen an Patienten möglichst zeitnah nach der Leistungserbringung verschicken. Denn nur, wenn der Patient eine korrekte Rechnung samt Rechnungsdatum erhalten hat, beginnt die Zahlungsfrist zu laufen. Je schneller man die Rechnung also verschickt, desto eher kann bei ausbleibender Zahlung auch das Mahnwesen beginnen.

Warum muss eine Zahlungsfrist in die Rechnung?

Zahlungsfristen zu setzen, erleichtert nicht nur die interne Buchhaltung bzw. Kontrolle des Zahlungseingangs. Es verhindert auch, dass der Patient die Rechnung vergisst – ohne Deadline kann man die Rechnung ja noch schieben. Ausserdem greift dann die gesetzliche Zahlungsfrist und die beträgt 30 Tage. Das bedeutet, dass Sie den Patienten frühestens nach einem Monat an den Zahlungseingang erinnern können.

Vorteile der automatisierten Rechnungsstellung

Wenn Sie eine Möglichkeit haben, dann sollten Sie Rechnungsstellung und Mahnwesen automatisieren. Das erfordert die Verknüpfung Ihres ERP- oder Fakturierungssystems mit den Systemen eines Inkassodienstleisters per bidirektionaler Schnittstelle. Offene Forderungen und das komplette Mahnwesen können Sie dann einfach per Mausklick an das Inkassounternehmen übergeben. Aber Vorsicht: Wenn Sie das Thema auslagern wollen, müssen Sie bei Ihren Patienten eine Einverständniserklärung dafür einholen. Schliesslich werden mit den Rechnungen Patientendaten an das externe Unternehmen übermittelt.

Sollte man die Bonität der Patienten prüfen?

Um das Risiko eines Zahlungsausfalls so gering wie möglich zu halten, machen viele Unternehmen bei höheren Rechnungen die Entscheidung, wem sie welche Bezahlart anbieten, von der Bonität abhängig. Denn leider sind die gängigsten und beliebtesten Bezahlarten – nämlich per Rechnung und im Lastschriftverfahren – auch diejenigen, bei denen ein Zahlungsausfall am wahrscheinlichsten ist. Für Zahnarztpraxen ist das allerdings nicht so einfach, denn hier spielt auch das Patienten-Arzt-Verhältnis eine Rolle. Der Patient kann das Einfordern der Bonitätsprüfung durch den Zahnarzt als verletzend empfinden, sodass das Vertrauensverhältnis gestört wird. Die Bonitätsprüfung schützt also vor Zahlungsausfall, aber leider nicht vor dem Verlust des Patienten.

Überwachen Sie den Zahlungseingang konsequent

Schieben Sie das Thema Buchhaltung nicht auf die lange Bank. Eine konsequente Überwachung des Zahlungseingangs ist das A und O eines erfolgreichen Mahnwesens. Denn nur wenn Sie wissen, welcher Patient welche Rechnung zu welchem Zeitpunkt bezahlt hat, können Sie offene Posten gezielt weiterverfolgen. Wenn sich Zahnärzte fragen, warum so wenig Geld auf dem Geschäftskonto ist, liegt das Problem oft im verzögerten Rechnungsversand und überfälligen Zahlungen. Falls Sie oder Ihre ZFA die Buchhaltung nebenbei mitmachen und nicht mehr hinterherkommen, wird es vermutlich Zeit, sich einen professionellen Dienstleister dafür zu holen.

Formulieren Sie freundliche Mahnschreiben

Ist es Zeit, den Patienten an die Rechnung zu erinnern, sollten Sie ein gut formuliertes und vor allem freundliches Mahnschreiben aufsetzen. Weisen Sie auf das verstrichene Zahlungsziel hin und setzen Sie eine neue Frist, bis wann Sie den Zahlungseingang erwarten. Achten Sie darauf, ein konkretes Datum zu nennen und vermeiden Sie unklare Formulierungen wie „zehn Tage nach Erhalt“.

Setzen Sie kurze Mahnfristen

Wichtig ist es, dass die Erinnerung oder sogar schon erste Mahnung unmittelbar nach Ablauf der Zahlungsfrist rausgeht. Versenden Sie dabei mehrere Mahnschreiben in kürzeren Abständen, um einer Verdrängung des Schuldners gemäß dem Motto „Aus den Augen, aus dem Sinn“ vorzubeugen. Bei Zahnärzten, die ihre Patienten nicht unnötig verschrecken wollen, ist die freundliche Zahlungserinnerung das Mittel, das vor der Mahnung kommen sollte. Zahlungswillige Patienten, die eine Rechnung oder eine Mahnung tatsächlich übersehen haben, werden diesen Erinnerungsservice als positiv empfinden.

 Suchen Sie zeitnah das Gespräch zum säumigen Zahler

Reden Sie mit Ihrem Kunden. Nur wenn Sie Probleme ansprechen und diskutieren, besteht die Chance, eine individuelle Lösung zu finden, wie etwa eine Ratenzahlung. Denn Ziel des Mahnwesens sollte immer sein, den Gläubiger zum Ausgleich der offenen Forderung zu bewegen und ihn gleichzeitig als Kunden zu behalten. Und das wird Ihnen nur gelingen, wenn Sie aufeinander zugehen und einen gemeinsamen Kompromiss beschliessen.

Kündigen Sie weitere Schritte wie Inkasso oder einen Mahnbescheid an

Weisen Sie auf dem letzten Mahnschreiben, das Sie selbst an Ihren zahlungssäumigen Kunden schicken, bereits darauf hin, dass Sie die offene Forderung nach Ablauf der Frist an ein Inkassounternehmen übergeben werden, das sich dann professionell um die Einforderung der Aussenstände kümmert. Diese Androhung wird den einen oder anderen Gläubiger doch noch dazu motivieren, seine offene Rechnung zu begleichen.

Beauftragen Sie ein Inkasso-Büro

Auch wenn es für viele immer noch das letzte Mittel ist: Ein Inkasso-Büro kann Sie – auch schon während Ihres eigenen Mahnwesens – dabei unterstützen, eine zügige, aussergerichtliche Einigung mit dem Gläubiger zu erzielen. Die direkte Ansprache durch einen neutralen Dritten macht es möglich. Bleiben aussergerichtliche Bemühungen ohne Erfolg, unterstützt Sie ein Inkassodienstleister auch bei der gerichtlichen Durchsetzung Ihrer Forderung, etwa indem er die professionelle Inkassosachbearbeitung übernimmt, einen Gerichtsvollzieher zu Ihrem Gläubiger schickt oder das gerichtliche Mahnverfahren für Sie eröffnet. Der dadurch erwirkte Vollstreckungstitel ist 30 Jahre lang gültig. Der Forderungsmanagement-Spezialist überwacht den Vollstreckungstitel für die gesamte Dauer seiner Gültigkeit und sorgt dafür, dass Zwangsvollstreckungen oder Kontopfändungen stattfinden, sobald der Schuldner seine Liquidität zurückerlangt.