Wieso jede Zahnarztpraxis eine Assistenz des Praxisinhabers braucht

Viele Praxisinhaber wünschen sich mehr Zeit für sich und ihre Familie. Doch im Alltag gestaltet sich das oft schwierig: Bürokratie und Teamführung fressen viel Zeit. Eine einfache und effektive Lösung ist eine „Assistenz des Praxisinhabers“ an Ihrer Seite. Als vertrauensvolle und kompetente Kraft unterstützt sie Sie in Aufgaben, die von anderen Praxismitarbeitern nicht erledigt werden können.

Definition: Assistenz des Praxisinhabers

Eine Assistenz des Praxisinhabers ist eine spezialisierte Fachkraft, die nicht mit einer langjährigen Arzthelferin, einer klassischen Erstkraft oder den inzwischen inflationär auftauchenden Praxismanagerinnen zu verwechseln ist.

Im Gegensatz zu anderen Mitarbeitern stellt sie eine Vertrauensperson für Sie dar. Sie übernimmt Aufgaben, die von Ihren anderen Mitarbeitern nicht erledigt werden können. Idealerweise sollte eine Assistentin des Praxisinhabers neben einer medizinischen Ausbildung zusätzlich ein Studium absolviert haben, vorzugsweise in Bereichen wie Gesundheitsmanagement, Gesundheitsökonomie oder Medical Process Management. Hierbei ist es wichtig, dass der Studiengang sowohl den medizinischen als auch den betriebswirtschaftlichen Bereich abdeckt.

6 Aufgaben für die Assistenz des Praxisinhabers

Für eine Assistentin des Praxisinhabers gibt es zahlreiche Einsatzmöglichkeiten. Sechs potenzielle Bereiche möchte ich Ihnen im Folgenden vorstellen.

• Verwaltungsaufgaben
  Die Assistenz des Praxisinhabers ist eine Vertrauensperson: Sie können sie mit Aufgaben betrauen, die Sie an andere Mitarbeiter nicht abgeben wollen. Dazu gehören: die Vorbereitung der Unterlagen für den Steuerberater oder die Bank oder die Erledigung anderer vertraulicher Aufgaben, die normalerweise auf Ihrem Schreibtisch landen würden.
• Wirtschaftliche Führung
  Übergeben Sie die wirtschaftliche Führung der Zahnarztpraxis Ihrer Assistenz, kann sie alle relevanten Kennzahlen kontinuierlich verfolgen und in Absprache mit Ihnen optimieren. Dazu gehören beispielsweise die Umsätze (inkl. Rentabilitätsberechnung angestellter Zahnärzte, DHs und ZMPs, Realisierungsquoten der HKPs, PZR-Quoten sowie Terminausfallquoten) oder die Entwicklung der Neu-Patienten der Praxis. Sie unterstützt Sie bei der Optimierung und achtet darauf, dass Ihre Zahnarztpraxis so effizient wie möglich läuft.
• Mitarbeitergewinnung
  Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit Sie mit der Mitarbeitersuche verbringen? Wie angenehm wäre es, diesen Prozess einfach an Ihre kompetente Assistentin abzugeben? Sie übernimmt die gesamte Bewerber-Akquise und das gesamte Recruiting bis zum letzten Schritt. Die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber treffen natürlich weiterhin Sie – doch alle Schritte zuvor kann Ihre Assistenz für Sie erledigen.
• Mitarbeiterführung
  Die Assistenz des Praxisinhabers ist das Bindeglied zwischen Zahnarzt und Team. Sie sorgt dafür, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren und Ihre Mitarbeiter sich wohlfühlen. Sie organisiert alle Team-Meetings und Mitarbeitergespräche und führt sie nach Wunsch auch gemeinsam mit Ihnen. Sie verantwortet die Mitarbeiterplanung und veranstaltet regelmäßige Team-Events, um den Teamgeist zu fördern. Als Feel-Good-Managerin ist sie für das gesamte Team die ideale Ansprechperson im Alltag.
• Mitarbeiter befähigen
  Die Assistentin befähigt die Mitarbeiter außerdem, ihre Arbeit einwandfrei auszuführen. Sie kümmert sich um den Onboardingprozess neuer Mitarbeiter sowie der Auszubildenden. Sie achtet beispielsweise darauf, dass diese mit den technischen Anwendungen vertraut sind und regelmäßig an Schulungen und Weiterbildungen teilnehmen.
• Außenkommunikation und Außendarstellung
  Zuletzt verantwortet eine Assistenz des Praxisinhabers die gesamte Außenkommunikation und Außendarstellung der Zahnarztpraxis. Sie kümmert sich um die Inhalte der Website oder auf Social Media: Dazu gehört, über geänderte Öffnungszeiten oder Urlaube zu informieren, alle Neuigkeiten zu teilen und die Teamseite aktuell zu halten. Je nach Praxisgröße kann eine Mitarbeiterin sie unterstützen, die Assistenz des Praxisinhabers trägt aber die Verantwortung.

Was kostet eine Assistenz?

Nun fragen Sie sich sicher, was eine Assistentin, die Ihnen all diese Aufgaben abnehmen kann, kostet. Die Antwort wird Sie erstaunen: Mit der richtigen Vertragsgestaltung gar nichts – trotz einer Gehaltsgrößenordnung um die 60.000 € jährlich.

Wie das geht? Mit dem richtigen Vertragskonzept eines leistungsbasierten Gehalts, bestehend aus fixen und variablen Bausteinen. Verknüpfen Sie die Boni mit Bedingungen, die zum wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Praxis beitragen. Auf diese Weise finanziert eine kompetente Assistenz des Praxisinhabers sich von selbst.

Durch ihre Unterstützung gewinnen Sie nicht nur wieder mehr Zeit für sich, die Assistenz trägt auch kontinuierlich zum Umsatz- und Gewinnwachstum Ihrer Zahnarztpraxis bei. Die Investition in eine Assistentin ist also eine Investition in die Zukunft Ihrer Praxis.

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