Ressourcen sparen mit Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis

In jeder Zahnarztpraxis gibt es vermutlich den altbekannten „QM“-Ordner, der für viele Praxisinhaber nur mit lästiger Bürokratie und Zeitverschwendung in Verbindung gebracht wird. Er wird selten genutzt, denn schließlich geht es darum, sich um die Patienten zu kümmern. Doch Qualitätsmanagement ist auch in Zahnarztpraxen obligatorisch.
Eine Praxisassistenz kann Ihnen beim Qualitätsmanagement helfen:
Wieso jede Zahnarztpraxis eine Assistenz des Praxisinhabers braucht

Praxis-Qualitätsmanagement Tipp 1: Klare Dokumentation

Umsatz steigern und Streitigkeiten vermeiden

Es ist selbstverständlich, dass alle Behandlungen und Beratungen Ihrer Patienten exakt dokumentiert werden müssen. Die exakte Dokumentation gehört zu einem guten Qualitätsmanagement. Im Alltag gestaltet sie sich jedoch recht individuell, da jeder nur das festhält, was er für wichtig erachtet. Aber die Dokumentation bildet auch die Grundlage Ihrer Abrechnung: Um sämtliche erbrachten Leistungen vollständig abrechnen zu können, sollten Sie wirklich jeden Aspekt schriftlich festhalten, der im Behandlungszimmer besprochen und durchgeführt wurde.

Eine umfassende Dokumentation schützt Sie zudem vor Forderungen und Streitigkeiten: Falls die Versicherung eine durchgeführte Behandlung nicht übernimmt, werden Patienten möglicherweise mit der Rechnung auf Sie zukommen. In solchen Fällen ist es ideal, wenn Sie mithilfe Ihrer Dokumentation belegen können, dass Sie den Patienten auf diese Möglichkeit hingewiesen haben.

In diesem Zusammenhang auch interessant: Gericht verurteilt Zahnarzt wegen mangelnder Dokumentation

Praxis-Qualitätsmanagement Tipp 2: Team-Meetings

Prozesse optimieren und Mitarbeiter binden

Gemäß dem Qualitätsmanagement sind Sie dazu verpflichtet, regelmäßige Team-Meetings abzuhalten. Mein Rat ist, diese wöchentlich oder spätestens alle zwei Wochen stattfinden zu lassen. Es ist besser, sich jede Woche für 30 Minuten zu treffen, anstatt einmal im Monat eine lange Besprechung abzuhalten.

Nutzen Sie diese Team-Meetings, um über die vergangene und kommende Woche zu sprechen. Hierbei können Sie beispielsweise gemeinsam Fehler analysieren, ohne den betroffenen Mitarbeiter bloßzustellen. Das Ziel ist es, gemeinsam aus solchen Vorfällen zu lernen und die Arbeitsabläufe in der Praxis zu optimieren.

Solche regelmäßigen Treffen sind auch für das zwischenmenschliche Miteinander von großer Bedeutung. Um das Arbeitsklima nicht zu gefährden, sollten persönliche Konflikte zeitnah angesprochen und gelöst werden. Denn Unstimmigkeiten im Team führen häufig dazu, dass qualifizierte Mitarbeiter eine Zahnarztpraxis verlassen.

Hier gibt es Informationen zu Mitarbeitergesprächen:
Personalbindung in der Zahnarztpraxis: Bieten Sie Raum für persönliche Gespräche
So werden Mitarbeitergespräche zum Erfolg

Praxis-Qualitätsmanagement Tipp 3: Strukturierte Onboardings

Fehler vermeiden und Zeit sparen

Warum sollten Sie etwas schriftlich an neue Mitarbeiter weitergeben, wenn Sie es ihnen einfach sagen können? Diese Frage lässt sich leicht beantworten: Mündlich übermittelte Informationen gehen, insbesondere zu Beginn, schnell verloren. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle neuen Mitarbeiter mit den Prozessen in Ihrer Praxis vertraut sind, empfehle ich Ihnen, ein umfassendes Onboarding-Dokument zu erstellen. Dieses sollte beispielsweise Folgendes beinhalten:

• Welches Wissen müssen neue Mitarbeiter besitzen und wer ist für dessen Vermittlung zuständig?
• Wer steht als Ansprechpartner zur Verfügung?
• Bis zu welchem Zeitpunkt wird welches Wissen erwartet?

Gehen Sie ins Detail! Ergänzen Sie zur Veranschaulichung Fotos oder Erklärvideos. Das ist anfangs zwar mit Aufwand verbunden ist, doch erleichtert zukünftig die Einarbeitung neuer Mitarbeiter für das gesamte Team.

Hier gibt es Tipps zum Onboarding

Praxis-Qualitätsmanagement Tipp 4: Mitarbeiterbefragungen

Verbesserungspotenzial erkennen und Probleme lösen

Gemäß dem Qualitätsmanagement sind regelmäßige Mitarbeiterbefragungen in der Zahnarztpraxis vorgeschrieben. Sie sollten am besten anonym durchgeführt werden. Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ehrlich zu antworten und auch Themen anzusprechen, die ihnen schwerfallen. Zum Beispiel:

• Wo sehen Ihre Mitarbeiter Verbesserungspotenzial?
• Was bereitet ihnen Unbehagen oder ärgert sie?
• Wie zufrieden sind sie mit ihrer Arbeit und den Arbeitsbedingungen?

Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen dienen als Frühwarnsystem und helfen Ihnen, aufkommende Probleme frühzeitig zu erkennen. Wichtig ist jedoch: Anonyme Befragungen ersetzen nicht die persönlichen Mitarbeitergespräche! Diese tragen wesentlich zur Mitarbeiterbindung bei.

Praxis-Qualitätsmanagement Tipp 5: Patientenbefragungen

Zufriedenheit erhöhen und Privatpatienten gewinnen

Patientenbefragungen sind neben den Mitarbeiterbefragungen ein Bestandteil des Qualitätsmanagements. Vergessen Sie dabei die herkömmlichen Papierumfragen und setzen Sie auf Online-Tools. Zum Beispiel kann der Patient im Wartezimmer einen QR-Code scannen und den Fragebogen elektronisch ausfüllen. Durch die Anonymität erlangen Sie relevante und ehrliche Ergebnisse.

Sie erhalten wertvolle Erkenntnisse darüber, was verbessert werden kann und welche unterschiedlichen Erwartungen die verschiedenen Patientengruppen haben. Mithilfe dieser Erkenntnisse steigern Sie ganz gezielt die Patientenzufriedenheit. Dies wiederum hilft Ihnen beispielsweise dabei, den Anteil an Privatpatienten in der Praxis zu erhöhen.

Qualitätsmanagement ist viel mehr als nur lästige Pflicht

Wird das Qualitätsmanagement richtig umgesetzt, stellt es keine lästige Pflicht dar, sondern dient vielmehr als Sicherheitsnetz und Erfolgsbeschleuniger für Ihre Zahnarztpraxis. Mit einer verbesserten Dokumentation, regelmäßigen Team-Meetings, strukturiertem Onboarding und anonymen Mitarbeiter- und Patientenbefragungen vermeiden Sie nicht nur Fehler und negative Stimmung in der Praxis, sondern erkennen auch frühzeitig kritische Themen. So können sie handeln, bevor diese zu großen Problemen werden.