Jetzt gilt es, Umsatzpotenziale in der Zahnarztpraxis auszuschöpfen

Nun, da der Krieg in Europa die Preisentwicklung im Energiesektor zusätzlich anheizt und die Inflationsrate von aktuell 7,3 Prozent auf ein Langzeithoch steigen lässt, kommen auch bis dato finanzstarke Zahnarztpraxen und Zahnmedizinische Versorgungszentren (Z-MVZ) zunehmend in wirtschaftliche Bedrängnis.

Was können Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber tun, um vor dem Hintergrund steigender Preise und Inflation die wirtschaftliche Stabilität ihres Gesundheitsunternehmens zu sichern?

1. Die Praxisabrechnung optimieren

Schon lange wird bemängelt, dass die Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) veraltet ist. Die abrechenbaren Honorare halten den Entwicklungen im Gesundheitswesen längst nicht mehr stand. Die Überarbeitung und Anpassung der GOZ schreitet jedoch nur langsam voran.

Dennoch stellen wir in unserer Praxisberatung immer wieder fest, dass Zahnärztinnen und Zahnärzte in eigener Praxis selbst die vorhandenen Möglichkeiten zur Abrechnung ihrer Leistungen nicht vollständig ausschöpfen. Hier gilt es anzusetzen.

Insbesondere die Steigerungsfaktoren, die bei der Leistungsabrechnung angewendet werden können, bieten Potenziale bei der Honorargestaltung, bleiben jedoch vielfach ungenutzt.

Steigerungsfaktoren systematisch berücksichtigen

Viele Praxen scheuen die Faktorerhöhung bei ihrer Abrechnung, da sie mit einem Zusatzaufwand verbunden ist. Abrechenbare Faktoren, die den Schwellenwert übersteigen, müssen schriftlich begründet werden und können Rückfragen von Patienten und Kostenträgern nach sich ziehen. Doch der Aufwand lohnt sich und kann zu einem gewissen Grad auch systematisiert werden.

Wichtig ist, dass eine Faktorsteigerung nachvollziehbar ist und vor allem medizinisch begründet wird. Allgemeingehaltene Argumente, wie beispielsweise ein erhöhter Zeitaufwand oder eine technisch herausfordernde Behandlung, werden ohne nähere Erläuterung kaum anerkannt. Hier lohnt es sich, ins Detail zu gehen und den zusätzlichen Aufwand auszuformulieren.

Da sich Zahnärztinnen und Zahnärzte oft mit wiederkehrenden Zusatzaufwendungen in der Behandlung verschiedener Patienten konfrontiert sehen, empfehlen wir, Textbausteine für die Begründung zur Faktorsteigerung zu entwickeln und abzulegen. Das nimmt erst einmal etwas Zeit in Anspruch, bringt aber zukünftig Zeitersparnisse in der Leistungsdokumentation und -abrechnung mit sich.

Die Textbausteine beinhalten vorformulierte Begründungen, die Sie jederzeit aus der Schublade ziehen, mit ein paar Handgriffen individualisieren und zur Faktorsteigerung nutzen können. Auch das Anlegen von Ziffernketten ist ein hilfreiches Mittel, um wiederkehrende Behandlungen vereinfacht abzurechnen und keine Ziffern zu vergessen. Der einmalige Erstaufwand ist damit bares Geld wert.

Spezielle Abrechnungsanalysen und -schulungen – wie sie auch von Kock + Voeste angeboten werden – unterstützen Praxisinhaberinnen, Praxismanager und Abrechnungsassistenten dabei, sich mit den Ziffern und Regelungen vertraut zu machen und den Blick für ungenutzte Potenziale zur Honorarsteigerung zu schärfen.

2. Gewinnbringende Patientengespräche führen

Vielen Heilberuflerinnen und Heilberuflern fällt es immer noch schwer, Selbst- und Zuzahlerleistungen aktiv anzubieten. Dabei sind Zuzahlungen im zahnärztlichen Bereich ein wichtiger Hebel zur Umsatzsteigerung in Praxis und Z-MVZ.

Mit wirkungsvoller Patientenkommunikation können Zahnmedizinerinnen und Zahnmediziner individuelle Patientenbedürfnisse eruieren und Privatleistungen platzieren – ohne sich als Verkäufer oder Verkäuferin zu präsentieren. In unseren Kommunikationstrainings schulen wir Behandlerinnen und Behandler darin, bedarfsorientierte Zahnarzt-Patienten-Gespräche zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Ein paar Tipps haben wir hier für Sie zusammengestellt:

Gehen Sie vorbehaltlos in Ihr Patientengespräch

Zahnärztinnen und Zahnärzte verspüren oft innere Widerstände, Selbst- und Zuzahlerleistungen anzusprechen, weil ihnen das Verkaufen widerstrebt – vielfach aber auch, weil sie ihren Patienten die Kostenlast nicht zutrauen oder zumuten wollen.

Oft wird allein das Erscheinungsbild des Patienten herangezogen, um eine Annahme über dessen Solvenz zu treffen. Lösen Sie sich von vermeintlichen Indizien, die gegen eine Empfehlung von hochwertigeren Leistungen zu sprechen scheinen. Wenden Sie sich hin zu den Wünschen und Bedürfnissen Ihrer Patienten.

Bauen Sie im Small Talk eine Beziehungsebene auf, um mehr über Ihre Patienten zu erfahren. Und: Fragen Sie! Denn mit passenden Fragen erfahren Heilberuflerinnen und Heilberufler Hintergründe und Bedürfnisse ihrer Patienten, die ohne Fragen womöglich nicht zur Sprache gekommen wären.

Strukturieren Sie Ihr Patientengespräch

Das A und O eines erfolgversprechenden Patientengesprächs liegt in der Vorbereitung. Nehmen Sie sich als Zahnärztin oder Zahnarzt einen Moment Zeit, um sich gedanklich kurz mit Ihrem nächsten Patienten zu befassen, bevor dieser das Behandlungszimmer betritt.

Klären Sie Fragen wie:

• Wer kommt?

Für eine erfolgreiche Gesprächsführung gilt es, eine vertrauensvolle Beziehungsatmosphäre herzustellen. Vielleicht kennen Sie schon private Hintergründe des Patienten? Nutzen Sie dieses Wissen, um in einem kleinen Small Talk Vertrautheit zu schaffen. Bei einem Neupatienten lohnt es sich, nachzufragen, wie er auf Sie gekommen ist, wonach er bei seiner Recherche gesucht hat und warum er ggf. den Behandler, die Behandlerin wechseln möchte. Schnell werden so erste Bedürfnisse des Patienten ersichtlich.

• Was ist Thema des Termins?

Auch wenn das Wiedersehen mit Ihrem Patienten bereits terminiert war und Sie den Anlass für den Besuch bereits kennen: Fragen Sie Ihren Patienten nach seinen Erwartungen an den Termin. Finden Sie heraus, was Ihrem Patienten wichtig ist, worauf er Wert legt und geben Sie ihm die Chance, Ängste und Bedenken zu äußern.

Fragen Sie auch immer ein bisschen über den eigentlichen Grund des Zahnarztbesuches hinaus, zum Beispiel: „Gibt es etwas, dass Sie über xyz hinaus noch gern besprechen möchten?“ Mit diesen Fragen erkennen Sie oftmals erst den wahren Umfang des Beratungsbedarfs und können Potenziale für Zusatzleistungen identifizieren.

• Was können Sie dem Patienten anbieten?

Eine Kaufentscheidung ist immer auch eine Vertrauensentscheidung. Nachdem im Gesprächseinstieg eine Beziehungsebene geschaffen wurde, kommt in der weiteren Beratung des Patienten der Nutzenargumentation eine besondere Rolle zu.

Um gute und für den Patienten individuell passende „Verkaufsargumente“ zu finden, gilt es, eine Bedarfsanalyse durchzuführen. Diese priorisiert, was dem Patienten im Zusammenhang mit der Behandlung besonders wichtig ist.

Die Bedarfsanalyse bildet die Basis, um dem Patienten ein passendes Angebot zu unterbreiten. Indem Behandlerinnen und Behandler auf die formulierten Wünsche ihrer Patienten eingehen, zeigen sie, dass sie zugehört haben und passgenaue Lösungen anbieten, die den Erwartungshorizont erfüllen.

Mit einer gekonnten Nutzenargumentation wird das „Verkaufsgespräch“ zu einer kundenorientierten Beratung, die maßgeblich an den Bedürfnissen Ihrer Patienten ausgerichtet ist.

3. Weitere Praxispotenziale identifizieren

Ein schnelles und sehr wirksames Instrument, um als Praxisinhaberin und Praxisinhaber betriebswirtschaftliche Optimierungs- und Entwicklungsmöglichkeiten identifizieren zu können, ist die sogenannte Potenzialanalyse.

Gerade in Krisenzeiten hilft sie niedergelassenen Heilberuflerinnen und Heilberuflern dabei, die richtigen Zukunftsentscheidungen zu treffen, um eine langfristig solide wirtschaftliche Basis für ihre Praxis zu schaffen.

Die Höhe der noch ungenutzten Praxispotenziale sorgen bei unseren Mandantinnen und Mandanten immer wieder für Erstaunen. Seien es Praxisprozesse, die kosteneffizienter gestaltet werden können, Führungstechniken, die die Produktivität des Praxispersonals steigern, Instrumente zur Gewinnung und Bindung von Neupatienten oder der zielsichere Einsatz von Finanzmitteln, um die Praxis nach vorn zu entwickeln und die Liquidität langfristig zu sichern.

Eine Potenzialanalyse schafft betriebswirtschaftliche Sicherheit und identifiziert Stellschrauben zur Steigerung der Praxisleistung. Sie zeigt auf, in welchen Praxisbereichen Optimierungsmöglichkeiten bestehen und welche strategischen Entscheidungen getroffen werden sollten, um die Zahnarztpraxis oder das Z-MVZ auch in schwierigen Zeiten auf Erfolgskurs zu halten.