So können Sie den Prophylaxe-Bereich Ihrer Praxis gewinnbringend organisieren

Umsatzmotor Prophylaxe-Praxis

Serviceredaktion D&W

20.08.2024

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Wenn Prophylaxe kaum oder nur „so nebenher“ angeboten wird, werden ökonomische Entwicklungspotenziale der Zahnarztpraxis liegen gelassen. Doch wie kommt man als Praxisinhaber zu einem gewinnbringenden Zahnprophylaxe-Konzept? Unsere Expertin, Sona Alkozei, verrät es Ihnen.

Sie haben eine gut laufende Praxis, bekommen regelmäßig Neupatienten und stellen trotzdem fest, dass die Dentalhygiene-Abteilung unstrukturiert läuft und wenig Gewinn abwirft?

Die häufigsten Gründe für rückläufige Umsatzzahlen in der Zahnprophylaxe

Rückläufige Umsatzzahlen in der Zahnprophylaxe können von folgenden Punkten abhängen:

• Ungenügendes Recall der Patienten, dadurch ungenügende Auslastung

• Unzufriedenheit der Patienten in Bezug auf die Terminvergabe

• Unsicherheit der Mitarbeiter bezüglich der Umsetzung

• Unzureichende Dokumentation

• Kaum Kommunikation zwischen dem Behandler und der ZMP

• Fortbildungsdefizite.

Der Ist-Zustand muss präzise analysiert sowie speziell die Zahnprophylaxe als betriebswirtschaftliche Komponente geprüft und durchkalkuliert werden. Aus einer Risikoanalyse ergeben sich besondere Arbeitsschwerpunkte. Es sollte sichergestellt werden, dass das Praxisteam die gleiche „Sprache“ spricht. Der Antrieb wird deutlich eher erreicht, wenn die Mitarbeiter konstruktiv in den Planungs- und Umsetzungsprozess mit einbezogen werden.

Wenn die Praxisführung wichtige Entscheidungen gemeinsam mit dem Team erörtert und festlegt, werden das Wir-Gefühl und der subjektive Identifikationsgrad gefördert. Regelmäßige Einzel- und Teamgespräche zur Umsetzung sind deshalb unerlässlich.

Die wichtigsten Ziele des Zahnprophylaxe-Konzepts

Generell werden folgende Zielperspektiven im Vordergrund stehen:

• Umsatzsteigerungen, weniger durch Masse als durch Qualität (im Kontext der allgemeinen Praxisphilosophie)

• Individualisierung in Beratung und Behandlung

• Einhaltung und Ausweitung der Fachkompetenz (u. a. durch interne und externe Fortbildungen)

• Rechtssicherheit und Transparenz in der Dokumentation

• Optimierung der Schnittstellenarbeit durch definierte und einsehbare Kontrollboards (Arbeitsinhalte, Checklisten, Behandlungsmatrix usw.).

Ist-Analyse als Ausgangspunkt für das neue Zahnprophylaxe-Konzept

Die Ist-Analyse ist unabdingbarer Startbaustein eines Prophylaxe-Konzepts. Ohne zu wissen, wie sich die Rahmenbedingungen der Praxis im Einzelnen darstellen, wo die Konfliktpunkte sind, lassen sich klare und umsetzbare Ziele kaum formulieren. Mit Blick auf die Zahnprophylaxe sind zum Beispiel die folgenden Fragen im Rahmen der Ist-Analyse wichtig: 

Wie hoch ist die Auslastung der Prophylaxe-Abteilung? Wie oft und aus welchen Gründen sagen Patienten ab oder erscheinen nicht? n Wie gestaltet sich der optimale Ablauf der PZR-Sitzung? Welche Kommunikation findet zwischen Patient und ZMP statt? Wie intensiv ist die Kommunikation zwischen ZMP und Behandler? Wird die Praxissoftware adäquat genutzt? Werden die Behandlungsschritte, die Kommunikation und die Therapieplanung ausreichend dokumentiert? 

Eine Zahnarztpraxis, die eine unstrukturierte Prophylaxe anbietet, verzichtet auf ein schlüssiges Therapiekonzept und auf eine gute Einnahmequelle. Wenn sich der Praxisinhaber für Prophylaxe entscheidet, sollte eine langfristige und professionelle Lösung angestrebt werden. Das Prophylaxe-Konzept fügt sich in der Ausrichtung in die Gesamtphilosophie der Praxis ein, die möglicherweise die teurere, dafür aber qualitativ hochwertige und nachhaltige Arbeit in den Vordergrund stellt.

Wie misst man den Erfolg der Prophylaxe-Abteilung?

Der Erfolg der Dentalhygiene-Abteilung lässt sich an den zwei folgenden Fragen festmachen:

1. 1 Wie viele der neu gewonnenen Patientinnen und Patienten gehen in die Erst-PZR?

2. Wie viele Ihrer PatientInnen kommen regelmäßig – auch noch nach Jahrzehnten – zum Recall?

Die dafür erforderlichen Kennziffern können Sie aus Ihrer Praxis-EDV in den Leistungsdaten ermitteln. Zuerst filtern Sie die Anzahl der Neupatienten der Zahnprophylaxe (zum Beispiel im Jahr 2023), um dann auf diese Anzahl eine PZR-Abrechnungsziffer als Filter zu legen. Aus dieser Zahl lässt sich ein Quotient im Verhältnis zur Anzahl der PZR-Neupatienten bilden, sodass sich eine Erfolgsquote ergibt. Die Patientenbindung sollte für jedes Jahr ermittelt werden.

Nutzen der Zahnprophylaxe gut kommunizieren

Die Erfahrung hat gezeigt: Die größte Herausforderung besteht in der Kommunikation des Nutzens der Zahnprophylaxe bzw. der Mundgesundheit. Wo liegen die Vorteile? In was speziell investieren Patienten? Versteht der Patient nicht, welchen persönlichen Gewinn er mit einer Prophylaxesitzung „kauft“ und wie es um seine Mundgesundheit steht, verlieren die Praxen die Patienten.

Deshalb muss der Mundgesundheitsprozess vom Erstkontakt des Neupatienten durch den Zahnarzt über die Erläuterung des Nutzens der Mundgesundheit und die Einbindung des Patienten in die Zahnprophylaxe im Rahmen eines individuellen Mundgesundheitsprogramms sowie des Recalls abgestimmt werden.In diesem Prozess ist vor allem zu klären, wer für welchen Schritt verantwortlich ist und wer welche Botschaften wann überbringen soll.

Die wichtigsten Fragen im Team

• Kennen und leben alle Praxismitarbeiter Sinn und Zweck der Zahnprophyaxe sowie den Nutzen der Mundgesundheit?

• Werden jedem Patienten diese Inhalte einheitlich kommuniziert, d.h. verwendet jeder Mitarbeiter (Zahnärzte, Prophylaxefachkräfte) die gleichen Worte („Zahnprophylaxe“ statt „Zahnreinigung“ oder „Professionelle Zahnreinigung“ etc.) und Visualisierungshilfsmittel?

• Wird der Erfolg der Mundgesundheits-Bemühungen gemessen – sowohl beim Patienten selbst als auch bei dem Bemühen der Praxis, die Neupatienten in der Prophylaxe zu binden?

Ohne eine konsequente Standardisierung der Inhalte und Argumente sind hohe Verlustquoten die logische Folge. Entscheidend ist der Kompetenztransfer von den Zahnärzten zu den Prophylaxefachkräften. Je nach Argumentation wird der Patient die Bedeutung der Zahnprophylaxe für seine Mundgesundheit erkennen – oder eben auch nicht.

Welche Kompetenzen muss die Prophylaxe-Kraft haben?

• Sie muss das notwendige Fachwissen besitzen, um Ätiologie und Pathogenese der Pa zu erläutern.

• Sie muss imstande sein, korrekte Sondierungswerte aufzunehmen.

• Sie sollte für die meisten Fälle die Kassenleistung bei GKV-Patienten kennen – für die Beratung der Patienten ist dies unabdingbar.

• Es ist Grundwissen in Abrechnungsfragen notwendig – bleiben diese Fragen alle am Zahnarzt hängen, ist dieser zeitlich überfordert.

• Sie sollte einzelne Phasen organisieren können: hier muss die Zahl der PZr vor Par-Beginn in Absprache mit dem Zahnarzt festgelegt werden.

• Sie sollte sich mit den neuen Par-Richtlinien sehr gut auskennen: Inhalt, Ablauf, Terminierung etc.

• Sie sollte gut kommunizieren können, z. B. spezielle Behandlungsarten, wie etwa antimikrobielle photodynamische Therapie, FMD oder Laser.

• Sie muss die UPT (Erhaltungsphasen) organisieren – mit regelmäßiger Kontrolle der Sondierungstiefen, Rezidivüberwachung und Biofi lmmanagement

Empfehlungsmarketing durch Prophylaxe

Je mehr Patienten in der Zahnprophylaxe gebunden werden, umso mehr Neupatienten wird die Praxis gewinnen. Warum? Empfehlungsmarketing ist nach wie vor sehr wichtig bei der Neupatientengewinnung. Durch immer mehr Bestandspatienten werden immer mehr Neupatienten den Weg in die Praxis finden – es sei denn, die Außendarstellung, insbesondere der Internetauftritt, spiegelt die Empfehlung nicht wider. Die Bedeutung der Praxis-Website wird gerade im Empfehlungsprozess noch vielfach unterschätzt. Sie haben es in der Hand, bereits dort die Zahnprophylaxe an die erste Stelle der Zahnmedizin zu setzen!

Prophylaxe: Dieses Potenzial schlummert in der Abrechnung!

Die PZR wird zur Prävention und als Vorbehandlung vor parodontal-chirurgischen Leistungen häufig durchgeführt. Ungenutzte Potenziale und vergessene Leistungen schlummern in diesem Bereich. Ausgehend von vier Prophylaxesitzungen täglich und 45 Behandlungswochen pro Jahr ist das untenstehende Potenzial möglich.

Fazit

Ein hochmotiviertes Team, fachliche Kompetenz, ein strukturiertes Konzept, eine optimale Dokumentation und unternehmerisches Denken sind die besten Zutaten für die umsatzorientierte Prophylaxe-Praxis. Lassen Sie sich professionell unterstützen beim Aufbau der „Prophylaxe-Praxis“ als Umsatzmotor für Ihre Praxis. Für Inhouse-Schulungen gibt es übrigens bis zu 100% finanzielle Förderung.

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