Gutscheine zur Steigerung des Nettolohnes für Arbeitnehmer – wie geht es richtig?
Sabine Banse-FunkeDer Einsatz von Gutscheinen bis maximal 50 Euro monatlich ist lukrativ für beide – den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber. Sabine Banse-Funke, Steuerberaterin, Fachberaterin im Gesundheitswesen, stellt die Vorteile und die Handhabung vor und weist auf Fehler in der Abwicklung hin.
Viele Arbeitnehmer erhalten neben dem regulären Arbeitslohn bereits Gutscheine. Diese sind eine häufig eingesetzte und beliebte Variante der Nettolohnoptimierung, damit der Arbeitnehmer mehr Netto vom Brutto erhält. D.h. es fallen auf den Vorteil keine Abzüge beim Arbeitnehmer an.
Worin bestehen die Vorteile von Gutscheinen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?
Der Gutschein ist steuerfrei und sozialversicherungsfrei.
Der Arbeitnehmer erhält den Vorteil Brutto wie Netto ohne Abzüge.
Der Arbeitgeber hat eine Kostenersparnis, da der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entfällt.
Für denselben Nettolohn müsste der Arbeitgeber wesentlich höhere Kostenaufwenden, damit der Arbeitnehmer denselben Netto-Vorteil erhalten würde.
Gutscheine sind auch für Aushilfen,Minijobber und geringfügig Beschäftigte möglich.
Welche Voraussetzungen gelten für die steuerfreien Gutscheine?
Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitgeber maximal Gutscheine in Höhe von 50 Euro monatlich erhalten.
Es liegt ein Sachbezug vor – Geldzahlungen sind nicht begünstigt.
Die Zahlung wird zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt. Eine Lohnumwandlung oder ein Lohnverzicht sind nicht möglich.
Eventuell erforderliche Nachweise bzw. Dokumentation der Aushändigung an den Arbeitnehmer: Sie sollten sich die Aushändigung des Gutscheines mit Datum gegenzeichnen lassen, da das Finanzamt und die Sozialversicherung den Ausgabetag wissen möchten. (Ein Muster zum Herunterladen finden Sie im Downloadbereich von Vesting &Partner)
Wie erfolgt die Handhabung und wann müssen die Gutscheine eingelöst werden?
Bitte beachten Sie, dass jeder Mitarbeiter nur Gutscheine in der Summe bis 50 Euro monatlich erhalten darf.Wenn der Gutschein bei einem Dritten(nicht beim Arbeitgeber) eingelöst wird,muss der Gutschein monatlich ausgehändigt und mit Datum und Unterschrift des Mitarbeiters dokumentiert werden. Wann der Mitarbeiter den Gutschein einlöst, ist hier irrelevant. Er kann diesen Gutschein auch noch Monate später einlösen.Wird der Gutschein beim eigenen Arbeitgeber eingelöst, gilt nicht wie beim Dritten,die Übergabe des Gutscheins als Zufluss,sondern die Einlösung des Gutscheins. Somit muss der Gutschein vom eigenen Arbeitgeber monatlich ausgehändigt und auch im selben Monat eingelöst werden.
Was passiert, wenn die 50 Euro monatlich überschritten werden? Ist das eine Freigrenze oder ein Freibetrag?
Die 50 Euro sind eine Freigrenze, kein Freibetrag. Wenn diese Freigrenze nur um einen Euro überschritten wird, ist der Vorteil – soweit keine andere Steuerbefreiungsvorschrift greift – voll steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig.
Beispiele für steuerfreie Gutscheine
Gutschein vom Discounter
Gutschein vom Drogeriemarkt
Gutschein vom Möbelhaus
Kino-Gutschein
Tank- bzw. Ladestromgutschein fürs Auto
Baumarkt-Gutschein
monatlich aufladbare Tankkarte für den Arbeitnehmer
Tankkarte des Arbeitgebers, die dieser bezahlt
Einkaufs- und Dienstleistungsverbünde, die sich auf eine bestimmte inländische Region (z.B. mehrere benachbarte Städte und Gemeinden im ländlichen Raum) erstrecken
Center-Gutscheine im Inland
Gutscheine von Shopping-Centern, Malls und Outlet Villages im Inland
„City-Cards“ im Inland
Stadtgutscheine im Inland
Gutscheine begrenzt auf den Personennah- und -fernverkehr einschließlich bestimmter Mobilitätsdienstleistungen
Gutscheine begrenzt für Fitnessleistungen
Gutscheine begrenzt für Streamingdienste für Film und Musik
Gutscheine begrenzt für Zeitungen,Zeitschriften einschließlich Downloads
Gutscheine begrenzt für Bücher, Hörbücher oder Dateien einschließlich Downloads
Gutscheine begrenzt für Behandlungen der Person, z.B. Hautpflege, Make-up, Frisur,Beauty-Karten, Massage
Gutscheine begrenzt für Bekleidung, Schuhe,Accessoires, Taschen, Schmuck, Kosmetika, Düfte
Behandlungskarten für selbst zu zahlende ärztliche Leistungen oder Reha-Maßnahmen
Karten bzw. Gutscheine für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen einschließlich betrieblicher Gesundheitsleistungen des Arbeitgebers.
Muss der Gutschein regelmäßig gewährt werden oder geht er auch einmalig oder unregelmäßig?
Es geht regelmäßig monatlich mit maximal 50 Euro – aber das ist nicht verpflichtend. Es geht aber auch nur einmalig mit 50 Euro oder ab und zu mal mit maximal 50 Euro im Monat. Der Gutschein ist also regelmäßig, unregelmäßig oder einmalig möglich, soweit in dem jeweiligen Monat die Summe dieser Sachbezüge 50 Euro nicht überschreitet.
Kann ich die nicht ausgeschöpften 50 Euro von einem Monat in einem anderen Monat nachholen und noch nutzen?
Eine Nachholung oder das Ausnutzender noch nicht ausgeschöpften 50 Euro von vergangenen Monaten ist nur soweit möglich, dass monatlich maximal 50 Euro monatlich Sachbezug für den Arbeitnehmer gewährt werden.
Beispiel für eine Nachholung von monatlichen Gutscheinen
Der Arbeitnehmer erhält einen Tankgutschein von 20 Euro monatlich. Einen Monat wurde vergessen, den Tankgutschein auszuhändigen. Im nächsten Monat erhält der Arbeitnehmer zwei Tankgutscheine mit 20 Euro, in der Summe 40 Euro. Damit die 50 Euro in dem Monat nicht überschritten werden, wäre hier die Nachholung möglich.
Beispiel für „Nachholen der Ausgabe nicht möglich“
Der Arbeitnehmer erhält einen Tankgutschein von 40 Euro monatlich. Einen Monat wurde vergessen, den Tankgutschein auszuhändigen. Im nächsten Monat erhält der Arbeitnehmer zwei Tankgutscheine mit 40 Euro, in der Summe also 80 Euro. Da die 50 Euro in dem Monat überschritten sind, wäre hier die Nachholung in dem Monat nicht möglich. Die 80 Euro sind voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Vorsicht bei Weihnachtsgeschenken und Gutscheinen an Mitarbeiter im selben Monat
Ist im Dezember die 50 Euro-Sachbezugsgrenze für den Arbeitnehmer durch einen Gutschein bereits ausgeschöpft, führen Weihnachtsgeschenke vom Arbeitgeber zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht des Weihnachtsgeschenkes, sofern es sich nicht um Streuwerbeartikel bis maximal 10 Euro handelt.
Steuerpflichtige und sozialversicherungspflichtige Gutscheine
Nachfolgende Möglichkeiten sind nicht steuerfrei, sondern steuer- und sozialversicherungspflichtig:
1. Eine nachträgliche Kostenerstattung durch den Arbeitgeber, nach Vorlage des Kassenbelegs des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer zahlt zunächst und der Arbeitgeber erstattet dann nach Vorlage des Bon-Beleges.
2. Offene Zahlungssysteme, z.B. auf Basis von Visa- oder Mastercard(aufladbare Kreditkarten oder andere Karten mit der theoretischen Möglichkeit auf Bargeldauszahlung oder mit Überweisungsfunktion oder mit der Möglichkeit des Erwerbs von Devisen).
3. Geldersatzmittel oder Möglichkeiten der Erstattung oder Auszahlung in Bargeld.
4. Eine Zahlung des Arbeitgebers, die mit der Auflage verbunden ist,den empfangenen Geldbetrag nur in bestimmter Weise zu verwenden, beispielsweise der Arbeitnehmer erhält Bargeld (z.B. über die Gehaltsabrechnung), um damit zu tanken.
5. Ein selbst ausgestellter Gutschein vom Arbeitgeber über einen in Euro lautenden Höchstbetrag für Warenbezug bei Dritten (nicht der Arbeitgeber) und Auszahlung/Erstattung an den Arbeitnehmer gegen Vorlage des Kassenbeleges.
6. Alle Arten von Gehaltsumwandlungen, Lohnumwandlungen und Lohnverzicht.
7. Gutscheine von Marktplaces, wenn der virtuelle Marktplatz eine Vielzahl an Produkten anbietet (kein begrenztes Waren-, Sortiments- und Dienstleistungsangebot), wie z.B. Amazon